ALLMÄN FOND: FUNKTIONER, POLICYER OCH FÖRVALTNING - DUDAS - 2025

Det allmänna kassaregistret är en sublock där alla kontantmottagnings- och betalningstransaktioner lagras, inklusive bankinsättningar och uttag. Det är den viktigaste butiken med information relaterad till kontanter i ett företag.

Företag delar upp allmänna kontanter i två segment: kontantutbetalningsdagbok, där alla kontantbetalningar registreras, till exempel driftskostnader och leverantörsskulder, och kassakvittojournalen, där alla kontantinkomster registreras. till exempel kontantförsäljning och kundfordringar.

Källa: pixabay.com

Ett företag använder den allmänna rutan för att hålla reda på de olika kontantintäkterna och betalningarna som reser genom ett företag.

Informationen i det allmänna kassaregistret registreras regelbundet i huvudboken. Det jämförs rutinmässigt med bankens register genom en bankavstämning för att säkerställa att informationen i boken är korrekt.

Om det inte är korrekt görs en justeringspost för att göra den allmänna rutan i överensstämmelse med bankinformationen.

Funktioner i det allmänna kassaregistret

Den ekonomiska verksamheten i alla företag innebär ett regelbundet inflöde och utflöde av kontanter och likvida medel. Den allmänna fonden hjälper företagets ledning att bestämma hur mycket pengar verksamheten har vid en viss tidpunkt.

Med denna information kan verksamheten visa sitt kassaflödesanalys till långivare och därmed se till att det effektivt möter konkurrensutmaningen.

Kassaflödet fokuserar på de pengar som företaget spenderar på investeringar, drift och finansieringsaktiviteter.

I företag som hanterar ett stort antal kontantdebiteringar och kredittransaktioner ersätter den allmänna rutan ett separat kontokonto på företagets huvudbok.

Företag med färre kontantbetalningar och kvitton kanske inte kräver en allmän kassör och väljer att bara använda ett kontantkonto.

Redovisningsrekord

Den allmänna rutan används för att registrera kvitton och kontantbetalningar. Den fungerar som hjälpbok.

Uppgifter relaterade till kontantmottagning och betalning bokförs först till det allmänna kassaregistret och sedan bokförs till motsvarande huvudbokskonton.

Dessutom är de allmänna kontanterna en ersättning för kontantkontot i boken. Om en allmän ruta upprätthålls ordentligt, finns det inget behov av att öppna ett kontantkonto i huvudboken.

Det finns många skäl till att ett företag kan registrera transaktioner med en allmän ruta snarare än ett kontantkonto.

- Det är lätt att få tillgång till dagliga kontanta medel.

- Fel kan enkelt upptäckas genom verifiering.

- Uppgifterna hålls uppdaterade, eftersom saldot kontrolleras dagligen.

policies

I affärssammanhang antas säkra kassapolicyer, särskilt de som är relaterade till att kontrollera de allmänna kontanterna, för att uppmuntra till korrekt rapportering och förhindra tillgångstöld.

Håll mottagna pengar separerade från pengar för betalningar

Mottagna pengar får aldrig läggas i små kontanter. Det kommer att orsaka fel och förvirring i redovisningen.

Alla pengar som kommer in i verksamheten måste omgående deponeras i banken och skrivas in i posten innan de betalas igen. Annars kan det vara förvirrande när man balanserar kontantbalansen.

Ge kvitton för mottagna pengar

Korrekt utfärdande av kvitton hjälper till att skydda verksamheten från att någon plockar kontanter istället för att deponera den. Kvitton måste förnummereras med duplikat.

Få kvitton för betalda pengar

Ibland kanske det inte går att få kvitton. Till exempel när du köper varor på en marknad.

I detta fall bör kostnaden för varje transaktion noteras omedelbart för att inte glömma beloppen. De kan sedan överföras till ett kontantkvitto för en chef att godkänna.

Sätt in kontanter i banken

Att ha pengar på kontoret är frestande. Många gånger börjar ett bedrägeri på detta sätt.

Kontanter måste deponeras snabbt i banken. Högst inom de tre dagarna efter mottagandet.

Förfarande för att ta emot kontanter

För att skydda människor som hanterar pengar bör två personer alltid vara närvarande när man öppnar kassor, kuvert och andra pengar. Båda personerna måste räkna kontanterna och också skriva under kvittot.

Minimera kontanttransaktioner

Rutan ska endast användas för att göra betalningar när de andra metoderna är omöjliga. Helst bör du ställa in leverantörskonton för att betala fakturor med check eller banköverföringar.

Fördelen med att betala med checkar är att en ytterligare uppsättning poster produceras i form av ett kontoutdrag. Dessutom säkerställer det att endast behöriga personer betalar, vilket minskar risken för stöld eller bedrägeri.

Körning

Det allmänna kassaregistret delas vanligtvis upp i en kassakvittojournal och en kontantutbetalningsdagbok när det finns stora transaktioner.

I ett litet företag med mindre kassarelaterad transaktionsvolym registreras alla kontanttransaktioner i en enda ruta.

Informationsprocess

Kontanttransaktioner går igenom olika faser innan de hamnar i en likviditetsrapport. I allmänhet redovisas pengarinflöden och utflöden genom att debitera och kreditera kontantkontot.

Exempelvis redovisas kundsamlingar genom att debitera kontantkontot och kreditera kundens kundfordran. Informationen i rutan allmänna anges i kronologisk ordning för att underlätta sökningen efter transaktioner.

Kassaflödet förs sedan i försöksbalansen, vilket hjälper revisorer att verifiera att totala krediter är lika med totala debiteringar.

Det tredje steget i den finansiella rapporteringsprocessen leder till att kontanter redovisas i företagets balansräkning.

Transaktionsloggen

Den första allmänna kontantposten är börsbalansen i början av en redovisningsperiod. Varje post bör innehålla ett datum, en anteckning om utgifterna eller kvittot samt transaktionens totala belopp.

Allmänna kontanttransaktioner måste också överföras till motsvarande konton eller titlar inom huvudboken.

Exempelvis anges betalningar som erhålls kontant för levererade tjänster i avsnittet "Tillgångar" i huvudboken.

Kostnader för leveranser och annat affärsmaterial listas som kostnader.

Ett företag måste förena de allmänna kontanterna med de månatliga kontoutdragen som erhållits från finansinstitutet och ta hänsyn till avvikelser i fonder.

referenser

1. Will Kenton (2019). Kassaböckerna. Investopedia. Hämtad från: investopedia.com.
2. Redovisning för ledning (2018). Vad är en kontantbok? Hämtad från: accountingformanagement.org.
3. Ashley Adams-Mott (2019). Vad är en kassa och en bok? Småföretag - Chron.com. Hämtad från: smallbusiness.chron.com.
4. Steven Bragg (2018). Kassaböckerna. Redovisningsverktyg. Hämtad från: accountingtools.com.
5. Marquis Codjia (2017). Betydelsen av en kontantbok i redovisning. Bizfluent. Hämtad från: bizfluent.com.
6. Humentum (2019). Topptips för kontroll av kontanter. Hämtad från: humentum.org.