SKRIFTLIG KOMMUNIKATION: EGENSKAPER, TYPER, ELEMENT - LITTERATUR - 2025

Den skriftliga kommunikationen är någon form av interaktion som använder sig av den skriftliga koden. Även om det är baserat på samma språkliga oralitetssystem är dess egenskaper olika. Till skillnad från andra är den skriftliga formen helt konventionell. Detta måste följa definierade mönster enligt reglerna som fastställts av språket.

Å andra sidan är skriftlig kommunikation den vanligaste formen för formell kommunikation mellan människor och utför sociala funktioner av olika slag. Bland dess användningar används det ofta för att dokumentera olika typer av händelser och för att utföra interpersonella interaktioner.

Dessutom är en annan av dess mest relevanta egenskaper att den inte kräver närvaron av avsändaren och mottagaren i samma utrymme och tid. Därför mottas meddelandet lat och interaktionen mellan författaren (avsändaren) och läsaren (mottagaren) är mycket begränsad.

Å andra sidan är skriftlig kommunikation i huvudsak en kreativ aktivitet som kräver medveten ansträngning. Denna ansträngning kommer från stimuli som produceras av sinnet.

I detta skiljer det sig från den orala, där de plockas upp från utsidan av sensoriska receptorer. De som skriver, å andra sidan kommer från intern intellektuell aktivitet.

egenskaper

Försenad mottagning av meddelandet

En av egenskaperna hos skriftlig kommunikation är relaterad till tidsfaktorn. I en kommunikationssituation ansikte mot ansikte mottas avsändarens krypterade meddelanden direkt av mottagaren.

Men i en skriftlig kommunikation finns det alltid en försening. I allmänhet finns det ingen fast tidsgräns för denna försening.

Begränsade cykler

Kommunikationscykeln innefattar fyra grundläggande kommunikativa element: avsändaren, meddelandet tillsammans med kommunikationskanalen, mottagaren och svaret eller reaktionen. När mottagandet av meddelandet sker försenat är cykeln för skriftlig kommunikation mer begränsad.

På grund av nya framsteg inom kommunikation och information tillåter många kanaler emellertid det sista steget i cykeln (återkopplingen eller svaret) att genomföras på nästan samma tid som i en ansikte-till-ansikte-kommunikation. Ett exempel på dessa är snabbmeddelandetjänster.

Lite utrymme för redundans

Den skriftliga posten begränsar möjligheten till redundans. Vid muntlig kommunikation stöder gester och paraverbala element - till exempel intonation - verbalt språk.

Detta är inte fallet i skriftlig kommunikation. Av denna anledning är efterfrågan högre, vilket tvingar emittenten att använda orden med större precision.

Faktum är att skriftlig kommunikation har ett stort socialt värde. Denna bedömning minskar med upprepningen av ord och användningen av samma syntaktiska mönster. Här råder originalitet och till och med formell innovation.

Förhandsplanering

I allmänhet är skriftlig kommunikation inte en improviserad handling. Skrivande uppfyller ofta ett antal villkor eller krav. Bland dem, om man söker effektiv kommunikation, är det nödvändigt att vara tydlig om meddelandets innehåll och dess interna artikulering.

För att göra detta måste emittenten ha ett schema för textorganisation. När texten fortskrider sammanfogas alla element i meddelandet tills de får relevanta idéer med mening.

typer

När det gäller de typer av skriftlig kommunikation, det finns lika många som de många och olika områdena av mänsklig handling. På detta sätt försvinner varje gång vissa (telegram) och andra visas (till exempel e-post). Endast några av dessa kommer att beskrivas nedan.

memos

Ett memo är ett populärt sätt för intern skriftlig kommunikation bland medlemmar i en organisation. Det är ett kortformulär med minimala former av artighet och omedelbar tillgång till meddelandets specifika ämne.

I denna typ av kommunikation finns det i allmänhet förinställda format. Huvudregeln för att följa inkluderar rätt formulering och personlig och hierarkisk respekt. Skrivmåten måste vara direkt och utan kännedom av något slag.

rapporter

Rapporter är en annan typ av skriftlig kommunikation. De kan användas för kommersiella, utbildnings-, juridiska eller vetenskapliga ändamål.

Beroende på rapportens art och syfte kan det redan förekomma format. I allmänna termer bör dock en rapport innehålla en kort introduktion, viktiga mål och resultat.

I vissa fall ingår diagram och tabeller för att underlätta förståelsen av resultaten. På samma sätt innehåller många rapporter en lista med rekommendationer.

broschyrer

Broschyrer är publikationer där företag presenterar sina produkter och tjänster. De publiceras också för att hjälpa säljrepresentanter i sina kundbesök.

Företag producerar broschyrer i många former och storlekar. Vissa broschyrer är bokstavsstorlek, medan andra är vikta i halv eller tre sektioner.

Å andra sidan kännetecknas de av att de är väldigt färgglada och med många bilder i sina huvudprodukter eller tjänster. Texterna är få och med mycket vitt utrymme så att broschyren lätt kan läsas.

E-post

E-postmeddelanden är för närvarande en mycket vanlig kommunikationsform. De används för att skicka dokument, organisera möten, bekräfta möten och kontakta jobbkandidater. Dessutom används de för att hantera personliga frågor.

Trots dess relativa informalitet måste e-postmeddelanden följa vissa konventionella regler. För detta ändamål tilldelar dess format utrymmen för avsändare, mottagare, ämne och ett utrymme där meddelandet måste skrivas.

Även om de används för icke-kommersiella ändamål finns det vissa konventioner som måste följas för att undvika negativa reaktioner. Bland dem kan vi nämna rätt skrivning av namn och titlar, korrekt användning av skiljetecken och rätt utformning av meningar och stycken.

förslag

Förslag är dokument som beskriver framtida projekt. Dessa är vanligtvis bara en eller två sidor långa. Dessa inkluderar de tillhörande kostnaderna för varje specifik uppgift i projektet.

Andra kostnader som inte är direkt till projektet kan inkluderas, bland annat tryck, porto och postkostnader.

Brev

Brev är en av de äldsta formerna för skriftlig kommunikation. Ämnet för bokstäverna kan vara personlig eller affärsmässig. Före tillkomsten av elektroniska former var dessa ett mycket populärt kommunikationsmedel. Liksom i e-postmeddelanden användes kommersiellt sobera former av artighet och kortfattade meddelanden.

Emellertid visade de personliga brev mindre konventionellitet i sina skrifter. Gratis behandlingar var minimala. Utvecklingen av temat var bekvämt för avsändaren och mottagaren av meddelandet. Antalet sidor begränsades av kapaciteten hos båda. Dessa har successivt ersatts av elektroniska meddelanden.

telegram

Telegrammet är en kort, förenklad version av ett brev. Här hålls formelformer till ett minimum och ibland utelämnas. Texten i meddelandet är skriven med utelämnande av så många ord som möjligt och håller det minsta som krävs för att förstå det.

Dessutom var formerna av artighet vanligtvis standardiserade och förkortade former (Herr för herr, fru, för fru och liknande). Liksom i brev har användningen minskat med utvecklingen av elektroniska medier.

fax

Detta var det banbrytande sättet att överföra skriftliga meddelanden elektroniskt. Även om både skrivandet och läsningen gjordes på skriftligt papper, skedde dess överföring på elektronisk väg. Användningen har minskat på grund av den växande användningen av elektroniska medier.

Delar av skriftlig kommunikation

I allmänhet anses de tre huvudelementen i skriftlig kommunikation vara struktur (form av innehåll), stil (skrift) och innehåll (tema).

När det gäller struktur hjälper det läsarna att förstå ämnet. Det är därför vi rekommenderar att vara tydliga om syftena} innan du börjar skriva.

I relation till stil är detta i första hand relaterat till emittenten. Det är dock också viktigt att ta hänsyn till de potentiella mottagarna av det skriftliga materialet. Ibland krävs det användning av korta meningar eller stycken, med ett enkelt ordförråd. Ibland måste meddelandet vara lite längre och utarbetat.

Slutligen, när det gäller ämnet, kan det vara av stor variation. Alla områden med mänsklig interaktion kan vara föremål för en skriftlig kommunikation. Detta inkluderar allt från vetenskapligt till personligt, genom lagar och förfaranden.

Fördel

Permanens i tid

Skriftlig kommunikation är ett permanent informationssätt. Därför är det användbart när journalföring krävs. På samma sätt är det mycket viktigt vid rätt delegering av ansvar och för att fastställa regler och förfaranden. Å andra sidan tillåter det den upprepade frågan om meddelanden.

Styrmekanism

Tack vare dess möjlighet att vara permanent i tid är skriftlig kommunikation idealisk som kontrollverktyg. Kontroll- eller resultatblad, lagar, avtal, bland andra, är de dokument som oftast behandlas genom detta kommunikationssätt.

Bevarande

Skriftlig kommunikation har en hög bevarandenivå. Detta gör det möjligt att vara säkert och hållbart. Teknologiska framsteg har möjliggjort andra sätt att bevara information. Fram till idag fortsätter emellertid det ursprungliga skriftliga dokumentet att vara det slutliga beviset på dess existens och originalitet.

Högre reflekterande nivå

Personer som använder detta medium reflekterar effektivt innan de skriver. Handlingen med att skriva ett meddelande föregås alltid av en process med tanke och definition av vad du vill uttrycka. Till och med själva skrivandet är en reflekterande process. Därför är detta kommunikativa läge idealiskt för att överföra noggrannhet och precision.

Mindre risk för snedvridning och tolkning

I meddelanden som överförs med hjälp av skriftlig kommunikation finns det mindre möjlighet till snedvridning. I detta kommunikationssystem registreras informationen permanent och kan verifieras när som helst. Det finns alltså mindre risk för informationsförvrängning eller förändring.

Å andra sidan finns det mindre chans att fel tolka meddelandena. I händelse av tvivel kan meddelandet läsas om så många gånger som det behövs tills det förstås helt.

På samma sätt kan hastigheten för läsning eller omläsning justeras till nivån på förståelsen för mottagaren av meddelandet. På detta sätt kan det garanteras att om både avsändaren och mottagaren hanterar samma koder kommer meddelandet att komma som önskat.

nackdelar

Kostar

Skriftlig kommunikation är inte ekonomisk. Det finns kostnader relaterade till materialet (bland annat papper och bläck) och arbetet som används för att skriva och leverera skrifterna. Dessa kostnader kan öka beroende på det fysiska avståndet mellan avsändaren och mottagaren.

Förmåga till effektiv förståelse

Användningen av skriftlig kommunikation kräver stora färdigheter och kompetenser i användningen av språk och ordförråd. Bristen på skrivförmåga och den dåliga kvaliteten på texterna har en negativ inverkan på meddelandet och utsätter dess effektiva förståelse.

Respons

Feedback på meddelandet i skriftlig kommunikation är inte omedelbar. I denna typ av kommunikation går kodnings- och avkodningsprocessen långsamt.

Beroende på vilken kod som används kan förståelsen ta längre tid än önskat. I alla fall är feedbacken bekvämt för mottagaren av meddelandet, inte avsändaren.

Svårigheter att uttrycka känslomässighet

Som reflekterande medium är det svårare att uttrycka känslomässighet i skriftlig kommunikation. Faktum är att de poeter och konstnärer som använder detta medium för att uttrycka skönhet och känslor, använder tekniker som är svåra att hantera. Ibland är de framgångsrika, men vid andra uppfyller de inte målet att överföra konstnärens känslomässighet.

Denna typ av kommunikation kallas kall, opersonlig och står i kontrast till andra former av kommunikation som kan inkludera verbala och gestala funktioner. Av den anledningen används den oftare vid överföring av information där faktaens noggrannhet är viktig.

Försenad eller osäker bekräftelse

Den skriftliga kommunikationsmetoden gör det svårt att omedelbart bekräfta mottagandet av meddelandet. I vissa fall är det inte ens möjligt att avgöra om meddelandet når den avsedda mottagaren.

Brist på flexibilitet

Brist på flexibilitet är en annan nackdel med skriftlig kommunikation. När ett originalt meddelande har utfärdats finns det ingen möjlighet till en snabb korrigering av innehållet.

Eventuella ändringar som krävs måste godkännas av mottagaren av meddelandet. På samma sätt påverkar varje korrigering, även delvis, hela meddelandet.

referenser

1. Inc. (s / f). Skriftlig kommunikation. Hämtad från inc.com.
2. Sehgal, MK (2008). Affärskommunikation. New Delhi: Excel Books India.
3. Cabrera, A. och Pelayo, N. (2001). Språk och kommunikation. Caracas: The National.
4. Bolaños, B. (1996). Skriftlig kommunikation. San José: EUNED.
5. Suttle, R. (2017, 26 september). Typer av skriftlig affärskommunikation. Hämtad från bizfluent.com.
6. Sckool. (2017, 07 februari). De tre huvudelementen till skriftlig kommunikation. Hämtad från sckool.org.
7. MSG. (s / f). Skriftlig kommunikation - betydelse, fördelar och nackdelar. Hämtad från managementstudyguide.com.
8. Företagskommunikationen. (s / f). Fördelar och nackdelar med skriftlig kommunikation. Hämtad från thebusinesscommunication.com.
9. Affärskommunikation. (s / f). Nackdelar med skriftlig kommunikation i företag. Hämtad från bizcommunicationcoach.com.