ADMINISTRATIV KONTROLL: KONTROLLSYSTEM, MÅL, EXEMPEL - DUDAS - 2025

Den administrativa kontrollen definieras som processen där chefer påverkar andra medlemmar i organisationen för att implementera strategier. Det utförs baserat på informationen som cheferna har fått.

Det handlar om koordinering, resursallokering, motivation och prestandamätning. Övningen av ledningskontroll och utformning av ledningskontrollsystem bygger på ett antal akademiska discipliner.

Källa: pixabay.com

Administrativ kontroll innebär omfattande mätningar. Därför är det relaterat och kräver input från redovisning, särskilt managementbokföring. För det andra innebär det beslut om resursallokering. Därför är det relaterat och kräver bidrag från ekonomi, särskilt från ledarekonomi.

För det tredje handlar det om kommunikation och arbetsmotivation. Detta innebär att det är relaterat och kräver bidrag från socialpsykologi, särskilt från organisatoriskt beteende.

Dåliga kontroller inom ett företag utgör betydande hot, såsom ineffektiv användning av resurser, bearbetningsfel, minskad lönsamhet, bristande överensstämmelse med lagstiftningen och stöld eller missbruk av tillgångar från anställda.

Planering och kontroll

Det finns en nära koppling mellan planering och kontroll. Planering är en process genom vilken organisationens mål och metoderna för att uppnå målen fastställs. Kontroll är en process som mäter och riktar verkliga resultat mot organisationens planerade mål.

När strategierna har fastställts och planer har gjorts är ledningens huvuduppgift att vidta åtgärder för att se till att dessa planer genomförs eller, om villkor kräver, att planerna ändras.

Administrativ kontroll är en av ledningsfunktionerna, liksom planering, organisation, övervakning och inriktning.

Det är en viktig funktion eftersom det hjälper till att verifiera fel och vidta korrigerande åtgärder för att minimera avvikelse från standarder och uppnå organisationens uttalade mål på önskat sätt.

Administrativ kontroll kan definieras som funktionen i systemet som justerar operationerna efter behov för att uppnå planen eller för att hålla variationer i systemmål inom tillåtna gränser.

Administrativa kontrollsystem

Det är system som samlar in och använder information för att utvärdera prestanda för olika affärsresurser, såsom mänskliga, fysiska, ekonomiska och organisationen i allmänhet, som ett resultat av de förvaltningsstrategier som följs.

Därför är de uppsättningen formella förfaranden som krävs för administrativ och ekonomisk effektivitet. Chefer använder den för att upprätthålla eller ändra standarder i organisationens aktiviteter.

Som en integrerad del av hela företagets kontrollsystem är målet att garantera ett fullständigt och snabbt genomförande av ledningens planer och policyer.

De kan inkludera allt från hur leveranser beställs till hur tillgångar schemaläggs att användas, jobb tilldelas eller inventering hanteras.

Ett managementkontrollsystem är det sätt som chefer kan dokumentera sina organisationsstrategier eller policyer. På samma sätt är det ett sätt att utvärdera prestandan i interna företagsprocesser, jämföra dem med de deklarerade målen och policyerna.

Affärsverktyg

Ledningskontrollsystemet är ett affärsverktyg som kan ge en indikation på hur bra en organisation presterar i enlighet med dess mål.

Administrativa kontroller är dock bara ett av verktygen som chefer använder för att implementera de önskade strategierna.

Strategier implementeras inte bara genom administrativa kontroller, utan också med organisationsstruktur, personalhantering och organisationskultur.

Komponenter

Det administrativa kontrollsystemet är ett verktyg som hjälper ledningen att rikta en organisation mot sina strategiska mål och konkurrensfördelar. Det är allmänt förstått att ha tre komponenter:

- Upprättande av standarder.

- Mätning av faktiska prestanda mot dessa standarder.

- Vidta korrigerande åtgärder mot avvikelser från regler och planer.

svårigheter

Det finns två vanliga svårigheter som omger administrativa kontrollsystem i företag.

- Kunna känna igen de områden där större kontroll behövs.

- Att kunna känna igen när befintliga kontroller är ineffektiva eller felaktiga.

mål

Administrativa kontrollmål avser tillförlitligheten i finansiell information, snabb feedback på uppnåendet av operativa eller strategiska mål och efterlevnad av lagar och förordningar.

Felupptäckt

En oegentlighet i företagsledningen kan äventyra uppnåendet av de allmänna målen för ett företag, vilket gör att det tappar mark för konkurrensen och tills dess egen överlevnad äventyras.

Därför blir det viktigt att snabbt upptäcka avvikelser. På samma sätt kan olika kretsar och områden identifieras som, även om de inte påverkas av avvikelser eller allvarliga brister, kan optimeras för företagets allmänna välfärd.

Visa att allt fungerar korrekt

Den administrativa kontrollen verifierar att allt fungerar bra och att både de föreslagna målen och nivåerna som fastställts på den administrativa nivån med avseende på vinster, försäljning, säkerhet osv. Uppfylls utan väsentliga ändringar.

På detta sätt blir företaget säkrare, dess standarder och operativa beslutsprocesser är mer solida.

Handla vid behov

Att upptäcka en situation är inte särskilt användbar om specifika åtgärder inte vidtas för att omdirigera en negativ omständighet, tack vare den detaljerade och konkreta information som tillhandahålls av den administrativa kontrollen.

Kommunicera och motivera arbetare

Noggrann kunskap om företagets tillstånd, inklusive dess fel, problem och korrekt hanterade aspekter, främjar bättre kommunikation med arbetarna, motiverar dem att garantera att nödvändiga aspekter förbättras eller att rätt linje följs.

Genomföra förebyggande åtgärder

Den för tidiga diagnosen av specifika problem som upptäcks av administrativ kontroll gör korrigerande åtgärder onödiga, eftersom de ersätts av endast förebyggande åtgärder.

Fördel

Den största fördelen med ledningskontroll är att det skapar en cykel av riktning och kontroll för företagsledningen. Beslutsfattandet effektiviseras eftersom färre individer är involverade.

Det hjälper chefer att mäta faktiska resultat och som vägledning för att uppnå mål.

Hjälper decentralisering

Den moderna trenden inom affärsorganisationer är mot decentralisering, vilket kräver ett kontrollsystem.

Vid decentralisering sprids beslutsfattande myndighet över hela organisationen.

Ledningen måste hålla kontrollen i sina händer för att se om myndighet används korrekt. Utan lämplig administrativ kontroll kan decentralisering inte lyckas.

Hjälper till med samordning

Storleken på moderna företag ökar. En stor mängd kapital och ett stort antal personer är anställda i dem.

Detta skapar problemet med korrekt kontroll, eftersom det finns många divisioner som producerar och distribuerar olika produkter. För att samordna deras aktiviteter krävs ett kontrollsystem.

Förenkla tillsynen

Förenkla övervakningen genom att påpeka betydande avvikelser. Håller de anställda under kontroll.

Ett bra kontrollsystem upptäcker svaga punkter mycket snabbt. Detta hjälper till att utöka kontrollområdet på alla nivåer.

Öka motivation

Kontrolltekniker skapar en atmosfär av ordning och disciplin i organisationen genom att hitta avvikelser och identifiera de faktorer som är ansvariga för dem.

Detta ökar medarbetarnas motivation, eftersom de vet det jobb som de hålls ansvariga för.

nackdelar

En nackdel med administrativ kontroll är att det kan motverka kreativitet och innovation genom att göra ett företag mer standardiserat och mindre flexibelt.

Organisationer med stram administrativ kontroll är ofta mindre i stånd att anpassa sig till förändringar på marknaden, deras bransch eller den rättsliga miljön, med begränsade omfattning av möjliga idéer och planer

Svårigheter att fastställa kvantitativa standarder

Administrativ kontroll förlorar sin effektivitet när prestationsstandarden inte kan definieras i kvantitativa termer.

Det är mycket svårt att fastställa en kvantitativ standard för mänskligt beteende, effektivitetsnivå, arbetstillfredsställelse, anställdas motivation etc. I sådana fall bedöms hanterarens bedömning.

Det finns ingen kontroll över externa faktorer

Ett företag kan inte kontrollera externa faktorer som regeringspolitik, teknisk förändring, modeändring, förändring i konkurrenspolitik etc.

Anställdas motstånd

Grassroots anställda kan känna sig undervärderade och missnöjda eftersom de inte får presentera sina idéer. Anställda känner att kontrollen minskar deras handlingsfrihet. Detta kan leda till stor personalomsättning.

Anställda motstår ofta kontroll. Som ett resultat minskas dess effektivitet.

Dyrt affär

Organisationer måste spendera mycket tid och pengar för att installera ett administrativt kontrollsystem.

Fördelarna måste vara mer än de inblandade kostnaderna, då är bara kontrollen effektiv, annars leder det till ineffektivitet.

Betydelse

Utan administrativ kontroll är hanteringsprocessen ofullständig. I företag uppstår behovet av kontroll på grund av flera faktorer:

- Det är svårt att fastställa helt exakta resultatstandarder i stora organisationer. Å andra sidan behöver en chef alla typer av information i tid som inte alltid finns tillgänglig. Kontroll krävs för att bedöma standardernas noggrannhet.

- Anställda anförtros stora summor pengar och värdefulla resurser. Men i avsaknad av kontroll kan anställda ge efter för frestelser. Ett effektivt kontrollsystem hjälper till att minimera oärligt beteende från anställdas sida.

- I avsaknad av kontroll kan de anställda slappna av i sina ansträngningar och deras prestanda kan sjunka under det normala.

Genom kontroll säkerställs det att resurserna i en organisation erhålls och används effektivt för att uppnå de önskade målen. Administrativ kontroll ger följande fördelar:

Verifiering av policy

Det gör att ledningen kan verifiera kvaliteten på de olika planerna. Därmed kan den avslöja vilka planer som behöver omarbetas eller vilka mål som måste ändras.

Förändringar i miljön kan göra originalplaner obearbetbara eller bristfälliga. Kontroll hjälper till att granska och uppdatera planer.

Ledningsansvar

Även när en chef tilldelar vissa aktiviteter och delegerar myndighet till sina underordnade är han fortfarande ansvarig för den slutliga prestationen.

Därför måste en chef kontrollera prestanda hos sina underordnade för att se till att de använder den delegerade myndigheten på önskat sätt.

Administrativ kontroll gör det möjligt för chefer att fullgöra sina skyldigheter och samtidigt delegera myndighet.

motivator

Inspirera anställda att arbeta hårt och prestera bättre. När de vet att deras resultat värderas och att deras belöningar är kopplade till den utvärderingen kommer de att försöka bidra med sitt bästa.

Effektivitet

Kontroll bidrar till effektiviteten i verksamheten genom att fokusera på uppnåendet av mål. Därför tillåter det chefer att upptäcka och korrigera fel innan de blir allvarliga, vilket hjälper till att minimera avfall och förluster.

exempel

En administrativ kontroll är varje process, praxis, policy, verktyg, mätning eller system som implementeras för att ledningen ska kunna styra resurserna för en organisation. Följande är illustrativa exempel:

Kravkontroll

Formellt dokumentera planerna som krav och hantera ändringen av dessa planer.

Finansiella kontroller

Ekonomiska kontroller såsom praxis att utveckla, övervaka och redovisa en budget.

Prestandaövervakning

Processen att komma överens om en uppsättning mål med anställda och utvärdera prestanda mot dessa mål.

Övervakning

Övervakning av anställdas prestanda för att förbättra produktiviteten, effektiviteten och kvaliteten på arbetet.

Förändring kontroll

Processen att skicka, utvärdera, godkänna, prioritera, implementera, kommunicera och granska förändringar i en organisation.

Säkerhetskontroller

Implementera skyddsåtgärder och motåtgärder för att undvika risker för människor, egendom och information.

Kontroll av överensstämmelse

Implementering av processer, förfaranden, system, kontroller, mätningar och rapporter för att följa lagar, förordningar, standarder och intern policy.

benchmarking

Det är den pågående processen att benchmarka företagets resultat mot nuvarande bransch, konkurrens eller bästa praxis.

Kontinuerlig förbättring

Det är den repetitiva processen att mäta saker, förbättra dem och mäta dem igen.

QA

Se till att utgångarna är inom specifikationen. Till exempel implementera en process för att testa produkter på en produktionslinje.

Kvalitetsgaranti

Det är processen för att förebygga framtida kvalitetsfel. Till exempel praxis att undersöka grundorsaken till alla kvalitetsfel för att identifiera förbättringar.

Automatisering

Förbättra produktiviteten, effektiviteten och kvaliteten också genom att ersätta arbetet med automatisering.

Datakontroll

Datakontroll inom områden som datakvalitet, förfäder, säkerhet, integration och efterlevnad.

Lagerstyrning

Reglera och redogöra för lager för att undvika brist eller överutbud.

Tillgångsstyrning

Kontroll av tillgångar som anläggningar, infrastruktur, maskiner, programvara och immateriell egendom.

Till exempel implementerar ett tillgångsredovisningssystem en lämplig separering av oro över tillgångar.

referenser

1. All Business (2019). Vad är ett administrativt kontrollsystem och varför är de så viktiga? Hämtad från: allbusinessadmin.com.au.
2. Wikipedia, gratis encyklopedi (2019). Ledningskontrollsystem. Hämtad från: en.wikipedia.org.
3. Wikipedia, gratis encyklopedi (2019). Kontroll (ledning). Hämtad från: en.wikipedia.org.
4. Kenneth A. Merchant (1982). Styrfunktionen för ledningen. MIT Sloan. Hämtad från: sloanreview.mit.edu.
5. Business Dictionary (2019). Ledningskontroll. Hämtad från: businessdiction.com.
6. John Spacey (2015). 21 Exempel på Management Control. Hämtad från: simplicable.com.
7. MBA Knowledge Base (2019). Betydelsen av ledningskontroll i en organisation. Hämtad från: mbaknol.com.
8. Smriti Chand (2019). 7 Fördelar med ledningskontroll för en organisation. Ditt artikelbibliotek. Hämtad från: yourarticlelibrary.com.
9. Samiksha S (2019). Betydelsen och begränsningarna av att kontrollera. Ditt artikelbibliotek. Hämtad från: yourarticlelibrary.com.