INTERN REDOVISNINGSKONTROLL: ELEMENT, MÅL OCH EXEMPEL - DUDAS - 2025

Den interna redovisningskontrollen täcker de metoder som implementeras av ett företag för att säkerställa integriteten i finansiell och redovisningsinformation, uppfylla operativa mål och lönsamhet och överföra ledningspolicyer i hela organisationen. Dessa överlappar de normala driftsrutinerna för ett företag.

Denna överlappning är avsedd att skydda tillgångar, minimera fel och se till att verksamheten utförs på ett godkänt sätt. Det finns inga identiska interna kontrollsystem, men många kontrollfilosofier beträffande ekonomisk integritet och redovisningsmetoder har blivit standardhanteringsmetoder.

Intern kontroll kommer till ett pris, vilket är att kontrollaktiviteter ofta bromsar det naturliga flödet i ett företags processer, vilket kan minska dess totala effektivitet. Ett viktigt begrepp är att även det mest omfattande systemet för intern kontroll inte helt eliminerar risken för bedrägeri eller fel.

Det kommer alltid att finnas några incidenter, vanligtvis på grund av oförutsedda omständigheter eller alltför bestämda ansträngningar från någon som vill begå bedrägeri.

Delar av intern redovisningskontroll

Uppgiftsseparation

Separation av uppgifter innebär att ansvaret för redovisning, insättningar, rapportering och revision delas. Tilläggsuppgifterna är separata, det finns mindre risk för att en enda anställd begår bedrägerier.

För småföretag med bara ett fåtal redovisningsansvariga kan dela ansvar mellan två eller flera personer eller kräva kritiska uppgifter som ska granskas av kollegor tjäna samma syfte.

Åtkomstkontroller

Att kontrollera åtkomst till olika delar av ett bokföringssystem genom lösenord, lås och elektroniska åtkomstloggar kan hålla obehöriga användare ur systemet, samtidigt som det ger ett sätt att granska systemanvändningen för att identifiera källan av fel eller avvikelser.

Fysiska revisioner

Fysiska revisioner inkluderar manuell räkning av kontanter och eventuella fysiska tillgångar registrerade i bokföringssystemet; till exempel varulager, material och verktyg.

Det fysiska antalet kan avslöja väl dolda skillnader i kontosaldot, som förbises i elektroniska poster.

Kontanträkningen på försäljningsställena kan göras dagligen eller till och med flera gånger om dagen. Större projekt, som manuell räkning av lager, måste göras mindre ofta, kanske kvartalsvis.

Standardiserad dokumentation

Standardisering av de dokument som används för finansiella transaktioner - som fakturor, interna materialrekvisitioner, inventering av kvitton och resekostnadsrapporter - kan bidra till att upprätthålla konsistensen i journalföring över tid.

Användning av standarddokumentformat kan göra det enklare att granska poster från det förflutna när man letar efter källan till eventuella avvikelser i systemet. Brist på standardisering kan orsaka att objekt förbises eller missförstås i en sådan översyn.

Testbalanser

Genom att använda ett bokföringssystem med dubbelt inträde tillförs tillförlitlighet genom att säkerställa att böckerna alltid är balanserade. Trots det är det möjligt för fel att kasta systemet ur balans när som helst.

Beräkning av dagliga eller veckovisa försöksbalanser kan ge periodisk information om systemets hälsa. Detta gör det möjligt att upptäcka och undersöka avvikelser så snart som möjligt.

Periodiska avstämningar

Bokföringsavstämningar kan säkerställa att saldot i bokföringssystemet överensstämmer med saldorna i konton för andra enheter, såsom banker, leverantörer och kreditkunder.

Till exempel innebär en bankavstämning att jämföra kassabalanser och insättnings- och kvittoposter mellan bokföringssystemet och kontoutdragen.

Skillnader mellan dessa typer av tilläggskonton kan avslöja fel eller avvikelser i själva kontona. De kan också visa att felen kan komma från andra enheter.

Myndighet för godkännande

Att kräva specifika chefer att godkänna vissa typer av transaktioner kan lägga till ett lager av ansvarighet i bokföringsposterna. Detta visar att transaktionerna har visats, analyserats och godkänts av motsvarande myndigheter.

Att kräva godkännande för att göra stora utgifter och betalningar förhindrar skrupelfria anställda att utföra stora bedrägliga transaktioner med företagsmedel.

mål

Skydda företagets tillgångar

Väl utformade interna kontroller skyddar tillgångar mot förlust. Förlusten kan vara en oavsiktlig förlust, som kommer från ärliga misstag som människor gjort. Det kan också vara en avsiktlig förlust, till följd av avsiktlig bedräglig verksamhet.

Garantera tillförlitlighet och integritet för finansiell information

Interna kontroller säkerställer att ledningen har korrekt, snabb och fullständig information - inklusive redovisningsregister - för att planera, kontrollera och rapportera affärsverksamhet.

Se till att lagarna följs

Intern kontroll bidrar till att företaget följer de många nationella, statliga och lokala lagar och förordningar som påverkar affärsverksamheten.

Främja effektiva och effektiva operationer

Interna kontroller ger en miljö där chefer och personal kan maximera verksamhetens effektivitet och effektivitet.

Överensstämmelse med mål och mål

Systemet för interna kontroller tillhandahåller en mekanism för ledning för att övervaka uppnåendet av operativa mål och mål.

Exempel

Likvida tillgångar behöver alltid mer skydd än illikvida tillgångar, eftersom de är lättare att stjäla; till exempel ta kontanter.

Kontanter är den mest likvida tillgången och kan lätt bli stulen av alla anställda som hanterar den. För att skydda företagets kontanter är att särskilda interna kontroller genomförs.

Intern kontroll av uppdelning av tullar används ofta med kontanter. Denna kontroll kräver att den som tar emot kontanter från kunden och den som registrerar kontantkvittot i bokföringssystemet aldrig är samma anställd.

I själva verket går vissa interna kontrollsystem ett steg längre och kräver att en anställd samlar in kontanter, en annan för att sätta in dem i banken och en annan för att spela in dem i bokföringssystemet.

Genom att dela upp varje anställds uppgifter kan ingen enskild person samla in kontanter, deponera det och registrera försäljningen i redovisningen. Detta förhindrar bedrägeri, eftersom en person således inte kan ficka en del av de insamlade kontanterna och registrera ett mindre belopp av kontantmottagningen i bokföringssystemet.

referenser

1. Steven Bragg (2018). Intern kontroll. Redovisningsverktyg. Hämtad från: accountingtools.com.
2. Investopedia (2018). Interna kontroller. Hämtad från: investopedia.com.
3. Rebekiah Hill (2018). Interna kontroller i redovisning: Definition, typer och exempel. Studie. Hämtad från: study.com.
4. University of Washington (2018). Interna kontroller. Hämtad från: finance.uw.edu.
5. David Ingram (2018). Vilka är de sju interna kontrollförfarandena för redovisning? Smallbusiness - Chron. Hämtad från: smallbusiness.chron.com.
6. Min redovisningskurs (2018). Vad är interna kontroller? Hämtad från: myaccountingcourse.com.