INKÖPSAVDELNING: EGENSKAPER, FUNKTIONER - DUDAS - 2025

Den inköpsavdelningen är den del av ett företag som ansvarar för alla aktiviteter för förvärv av råvaror, reservdelar, service, etc., i enlighet med organisationen. Det tillhandahåller en tjänst som är ryggraden i många industri-, detaljhandels- och militära organisationer.

Se till att leveranser som är nödvändiga för att driva verksamheten beställs och lagras i lager. Avdelningen är i centrum för framgångsrik ledning av leveranskedjan och ansvarar för att minimera kostnaden för beställda produkter, kontrollera lagernivåer och etablera starka relationer med leverantörer.

En bra inköpsavdelning kommer att kräva kvalitet från leverantörer och följer upp beställningar från början till mottagning. Hjälp andra avdelningar att identifiera behov, hantera rekvisitionsprocessen och få konkurrenskraftiga priser. De fungerar vanligtvis som kontrollörer för att säkerställa att budgeten följs.

egenskaper

Agera som pålitliga rådgivare till ledningen

Inköpsavdelningen är involverad i företagsplanering och budgetering på en hög nivå. Detta gör det möjligt att utforma omvända konstruktionskostnader och utforska potentiellt billigare och / eller högre kvalitetsalternativ.

Driva leverantörsinnovation

Mer än bara kräva det lägsta priset samarbetar inköpsavdelningen med leverantörer för att minska de underliggande kostnaderna för sina produkter och tjänster.

De är intimt involverade i "innovationens livscykel", från första idé till tillverkning och kontinuerlig förbättring.

Ge insikt i viktiga leverantörsdata

Företag kan använda sig av denna information för att skapa prediktiv analys, vilket ger en djupare inblick i marknaderna.

Hantera och mildra risken för försörjningskedjan

Ekonomiska kriser har lärt sig värdet av att vara medveten om leverantörernas stabilitet. Inköpsavdelningen har en mycket tydligare bild av det området än någon annan del av organisationen.

Främja smidig bemanning och talentutveckling

Det är nödvändigt att korsa funktionella och geografiska gränser för att hitta rätt kandidater för inköpsavdelningen.

I vissa fall är svaret i outsourcing eller med hjälp av delade serviceorganisationer.

Funktioner

Få material

För ett tillverkningsföretag kan detta inkludera råvaror, men det kan också innehålla verktyg, maskiner eller till och med nödvändiga kontorsmaterial för säljteamet och sekreterare.

I en detaljhandel måste inköpsavdelningen se till att det alltid finns tillräckligt med produkter i hyllorna eller lagren för att hålla butiken välfylld.

Det är särskilt viktigt att hålla ditt lagerlager på en rimlig nivå. Överinvestering av stora mängder pengar i lager kan leda till aktieproblem och brist på kapital för andra typer av utgifter, till exempel forskning och utveckling eller reklam.

Utvärdera priser

En inköpsavdelning ansvarar för att kontinuerligt utvärdera om du får materialen till bästa möjliga pris för att maximera lönsamheten.

Du måste jämföra priser så att du kan hitta de bästa leverantörerna med de mest förnuftiga priserna för företagsspecifika storlekar.

Inköpsavdelningen kan kommunicera med alternativa leverantörer, förhandla fram bättre priser för högre volymorder eller fråga om möjligheten att få billigare produkter från en mängd andra källor.

Förhandsgodkännande av leverantör

Inköpsavdelningen utvärderar leverantörer i fråga om pris, kvalitet, kundutlåtanden och tid att slutföra beställningar och ger en lista över godkända leverantörer.

Spåra dina beställningar

Beställningar dokumenteras med beställningsformulär. Dessa specificerar viktig information om beställt material samt beställd mängd.

Dessa formulär används för att säkerställa att beställda produkter tas emot och för att spåra tiden det tar för order att slutföra.

Kontorsarbete

Inköpsavdelningen hanterar all dokumentation relaterad till köp och leverans av material.

Detta innebär att du arbetar nära med din bokföringsavdelning för att se till att det finns tillräckligt med pengar för att köpa föremål, att kassaflödena smidigt och att alla betalningar sker i tid.

Uppfyllelse av policy

Innan ett köp görs måste inköpsavdelningen se till att den uppfyller formaliteterna för förvärv och godkännande av budgeten, och den måste se till att materialen köps enligt organisationens allmänna policy.

Betydelse

Få lägre kostnader

Inköpsavdelningen spelar en viktig roll för att maximera affärsvinsten. Jämför priser och förhandla med leverantörer så att företaget får bästa möjliga pris på nödvändiga produkter.

Du kan också ge besparingar genom att dra nytta av de garantier och rabatter som icke-specialister i allmänhet glömmer.

Hjälper till att spara, ger bättre öppenhet i företagens utgifter. Detta gör att du kan förhandla fram bättre avtal och frigöra kassaflöde.

Förhindra otillräckliga material

Inköpsavdelningen måste identifiera vilka produkter som är kritiska för verksamheten och vidta lämpliga åtgärder för att skydda sin leveranskedja.

För att säkerställa att otillräckliga material inte påverkar produktiviteten använder inköpsavdelningen tekniker som flera inköp.

Att ha flera källor innebär att använda flera leverantörer som erbjuder samma produkter. Om det finns ett problem med en leverantör kan order ökas till en annan för att kompensera för felet.

Förbättra kvaliteten

Inköpsavdelningen hjälper till att förbättra kvaliteten genom att sätta prestandamål. Sedan spårar den faktiska prestanda mot dessa mål.

Det är viktigt att mäta kvalitetsegenskaper med hjälp av indikatorer för attribut, såsom hållbarhet, produktens utseende eller leveransens aktualitet.

De arbetar nära med leverantörer för att utveckla sina processer och hjälpa dem att förbättra kvaliteten.

Hantera relationer

Utmaningen för inköpsavdelningen är att få leverantören intresserad av att arbeta med företaget. Få leverantören att investera i en långsiktig relation.

Avdelningen måste också hantera relationer inom företaget. Du måste arbeta med interna intressenter, till exempel marknadsföring, ekonomi, logistik och distribution, för att säkerställa att alla är anpassade.

Sök innovation

Eftersom inköpsavdelningen alltid är i kontakt med olika externa företag är det i en idealisk position att förvärva innovativa produkter som kan ge en konkurrensfördel för företaget när det gäller pris, kvalitet eller bekvämlighet.

referenser

1. Alexis Writing (2018). Vilka funktioner har en inköpsavdelning i en organisation? Småföretag - Chron. smallbusiness.chron.com.
2. Wikipedia, den fria encyklopedin (2018). Inköpshantering. Hämtad från: en.wikipedia.org.
3. Kaylee Finn (2018). Roller för en inköpsavdelning i företag. bizfluent.com.
4. BDC (2018). 6 sätt köpavdelningen kan förbättra ditt företag. Hämtad från: bdc.ca.
5. Robert Bowman (2014). De fem egenskaperna hos upphandlingsorganisationer i världsklass. Forbes. Hämtad från: forbes.com.