DE 7 MEST FRAMSTÅENDE FUNKTIONERNA HOS EN SEKRETERARE - JOBB - 2025

De viktigaste funktionerna i en sekreterare inkluderar hantering av dagordningen, som betjänar allmänheten och hantering av konfidentiell information. Det är den person som har ansvaret för att utföra administrativa stöduppgifter på ett kontor.

Denna position kan innehas av en man eller en kvinna, även om det vanligaste är att det är en kvinna som utövar den.

De är vanligtvis ansvariga för de konfidentiella angelägenheterna för personer med en viss hierarki inom företaget, till exempel direktörer, chefer, presidenter, bland andra. Det gör dem till den högra handen för den verkställande som de arbetar för.

Om företaget är litet är sekreterarens stora arbetsbelastning relaterad till de grundläggande kontorsuppgifterna.

Vissa länder i världen tillägger honom en speciell dag under året för att tacka och fira hans arbete. I Colombia, Peru och Mexiko är till exempel sekreterarens dag 26 april, medan den i Venezuela är den 30 september.

De 7 huvudfunktionerna hos en sekreterare

Sekreterarens uppgift är att ge stöd och samarbete till sin chef så att hon fullt ut kan fullfölja sin roll inom organisationen utan förseningar eller distraktioner.

Även om företagets karaktär påverkar den typ av arbete som krävs av en sekreterare, kan man säga att hennes huvudfunktioner är:

1- Agendahantering

Det är sekreterarens ansvar att hålla dagordningen för den person som hon arbetar uppdaterad för. Där ska du återspegla alla dina arbetsåtaganden och ibland personliga.

Du måste också föra register över alla personer och institutioner som din arbetsgivare måste vara relaterad till.

En sekreterares dagordning fungerar ofta som den operativa loggen för den verkställande som hon arbetar för.

2- Uppmärksamhet för allmänheten

Uppmärksamhet till allmänheten är en av de mest grundläggande uppgifterna som sekreteraren måste utföra. Du måste svara på samtal och registrera orsaken till dem, såväl som all information som gör att din arbetsgivare effektivt kan följa upp saken.

Han är också personen som tar emot besökare på kontoret. Det är därför det är viktigt för sekreteraren att behålla en bild som är förenlig med företagets image på arbetsplatsen.

Hans roll där är inte bara att hälsa och göra besökarna välkomna, utan också att ge de första instruktionerna och riktlinjerna för företagets organisationskultur och interna processer.

3- Dokumenthantering

Förutom att vara personen som tar emot och hanterar korrespondens från sin chef, skriver, läser, svarar och arkiverar de flesta av hennes arbetsgivares brev, meddelanden, memo och e-post.

För detta ändamål bör du använda vissa program som låter dig förbereda sådana dokument med större smidighet och snabbhet.

Specifikiteten för dessa kompetenser beror på vilken typ av arbete som krävs inom det område där du arbetar.

Sekreteraren hanterar kontaktdatabasen för sin chef och arkiverar skriftlig korrespondens samt mötesprotokoll och andra dokument av intresse på kontoret.

Det är sekreteraren som normalt noterar de frågor som diskuteras vid viktiga möten.

4- Hantering av känslig information (intern och extern)

Bland de funktioner som skiljer en bra sekreterare är att tillräckligt och effektivt hantera all extremt viktig information för driften av företaget eller institutionen där hon arbetar.

Du måste till exempel ha kontroll över de juridiska handlingar som kan krävas av statliga organ när som helst.

Du kan också ha tillgång till information från miljön eller från någon av de aktörer som är relaterade till företaget. Denna information måste hanteras på ett diskret, effektivt och snabbt sätt.

5- Kontorsorganisation

Sekreteraren måste driva och underhålla kontorsutrustning och möbler: telefoner, kopieringsmaskiner, skrivare, projektorer, möbler, arkivskåp, bland andra.

Han är den som kontrollerar inventarierna av leveranser och kontorsutrustning. Det håller också de fysiska och elektroniska filsystemen i ordning så att informationen är lätt tillgänglig vid behov.

Sekreteraren måste ha ett rent och organiserat arbetsområde, eftersom det vanligtvis är en av de första saker som människor utanför företaget ser när de kommer in i sina anläggningar.

6- Förberedelse av presentationer

Normalt måste en verkställande direktör presentera sina rapporter i form av presentationer som sammanfattar och rangordnar informationen. För denna uppgift ber han vanligtvis sin sekreterare om hjälp.

Personen som är i sekretariatet måste se till att informationen som visas där korrekt återspeglar de uppgifter som hans chef vill dela.

Du måste också vara försiktig med att det är en presentation utan stavfel och att den överensstämmer med företagets grafiska identitet.

7- Administrativ övervakning

Det är också en sekreterares ansvar att vara medveten om att de policyer och rutiner som krävs för att ta hand om tillgångarna i företaget eller institutionen där hon arbetar följs.

Enligt den hierarkiska nivån för hennes chef kan sekreteraren validera riktigheten i de uppgifter som återspeglar detaljerna i budgetåtgärderna.

En sekreterare måste ta hand om ledningskontrollen och korrekt administration av resurserna på kontoret.

Den virtuella sekreteraren

Med ökningen av onlinejobb uppstår siffran online sekreterare eller virtuella assistenter.

Dessa sekreterare utför de flesta av de uppgifter som beskrivs ovan men på distans. I dessa fall debiterar sekreterare sina tjänster per timme eller per projekt.

referenser

1. Money Culture (2015). Sekretärens fyra huvudfunktioner. Återställd från: comofuncionaque.com
2. Kokemuller, Neil (s / f). Lista över en sekreterares uppgifter. Återställs från: work.chron.com
3. Pymex (2016). Administrationssekreterarens funktioner och ansvar. Återställd från: pymex.pe
4. Volontär nu (s / f). Vad är sekreterarens roll? Återställd från: diycomitteeguide.org
5. Windermere, Anna (s / f). Vilka funktioner har en sekreterare som assistent för en chef? Återställd från: pyme.lavoztx.com