KONTOR I NÄRINGSLIVET: FUNKTIONER, UTRUSTNING OCH MATERIAL - JOBB - 2025

Det kontor i näringslivet utgör en del av det företag där de data som tas emot och utfärdade behandlas, för att leverera den information som krävs av organisationen för den normala utvecklingen av verksamheten eller aktiviteter.

Dess vikt ges eftersom varje företag som producerar varor eller tjänster, oavsett vilken filial det är specialiserat i, behöver en uppsättning människor för att hantera verksamheten och hantera de andra administrativa funktionerna. De flesta av dessa människor arbetar på kontor.

Antalet anställda på ett kontor kan variera, men alla organisationer, oavsett typ eller storlek, kräver att kontorsarbetare hanterar de dagliga uppgifterna. Kontorsarbetare driver många olika aspekter av ett företag.

Dessa aspekter inkluderar bokföring, ord- och databehandling, telekommunikation och andra aktiviteter. De behövs inom alla sektorer i ekonomin, från tillverkning till transport.

Teknik ger ett grundläggande bidrag till kontoret: det gör att mer arbete kan göras på kortare tid.

Funktioner

- Kontorets viktiga tjänster inkluderar både administrativa och andra tjänster till organisationens andra avdelningar, som inte kan fungera utan kontoret.

- Kontoret är lika viktigt i en organisation som hjärnan i människokroppen. Därför är kontoret hjärnan i företaget. Den samlar in information från olika interna och externa källor, registrerar, organiserar och analyserar den för att göra den tillgänglig för ledningen. All slags information, både förflutna och nuvarande, finns tillgänglig på kontoret.

- Kontoret fungerar också som mellanhand. Det förbinder omvärlden med de olika avdelningarna och vice versa. Alla försäljningsorder beställs via kontoret. Ansluter organisationen med kunder, leverantörer, myndigheter och allmänheten. PR är mycket viktigt i moderna kontor.

- Det är hjärtat i all affärsverksamhet; det är som ett administrativt nervcentrum. Information om inköp, försäljning, ekonomi och kommunikation sprids från kontoret.

- Det är ett kontrollcenter; det är de medel som företagets policy vidtar. När verksamheten växer har varje ledare befogenhet att fatta sina egna beslut och handlingar. Således kommer varje avdelning att ha sitt eget kontor för att underlätta för ledningen att beskriva sina planer och policyer.

Några viktiga åtgärder som utförs på kontor är:

• Möten.
• Vaka uppmärksamhet.
• Håller med om företagets strategi.
• Håller med om mål.
• Organisering av fysiska filer och datafiler.
• Kundsupport.
• Utskrift och kopiering av dokument.

Utrustning och leveranser

Kontorsutrustning har utvecklats för att möjliggöra större automatisering. Kontorsautomation innebär att använda maskiner för att utföra repetitiva och tråkiga uppgifter som folk brukade göra. Datorerna hjälper också arbetarna att få sina jobb snabbare och mer effektivt.

Bland utrustningen som vi kan hitta på ett kontor är:

Business telefon system och skrivbord telefoner

De är de viktigaste medlen som används för direkt kommunikation med kunder och leverantörer.

datorer

Att bearbeta information, som för närvarande är livsnerven i alla kontor. De är också viktiga för kommunikation tack vare e-post.

Datornätverk och Internetanslutning

Om information är livsnerven i företaget, är datornätverk artärerna som kanaliserar denna information genom alla verksamhetsområden. Ethernetkablar, routrar och ett modem krävs för att ansluta det lokala nätverket till Internet.

Multifunktionsskrivare

När informationen är digital vill vi skriva ut den, och om den skrivs ut vill vi skanna den. Å andra sidan vill vi ta emot det eller skicka det via fax. Dessa lag gör allt.

Pappersfräsare

När du producerar tryckt papper måste det ofta förstöras. Kontoret ansvarar för den information det innehar.

kopiatorer

Väsentligt för att göra kopior av dokument.

Videoprojektorer och skärmar

Används för presentationer i mötesrummet.

Utrustning för handlare

Försäljningsmaskiner och kassaapparater.

möbel

Inom möblerna på ett kontor kan vi hitta följande:

• stolar
• skrivbord
• bås
• skåp
• mattor
• Mötesbord

Kontorsmaterial och tillbehör

Några av de material och förnödenheter som krävs för drift av ett kontor är:

- Vita pappersark: Används för utskrifter och fotokopior, för att skriva korta anteckningar och för blädderpresentationer.

- Rullpapper: termiskt faxpapper, etikettband, försäljningspapper.

- Förtryckta formulär: fakturor, skattedeklarationer, betalstubbar, skrivbordskalendrar.

- Etiketter och självhäftande papper: etiketter för mappar, prisetiketter och post-it-lappar.

- Förbrukningsartiklar för utskrift: bläckpatroner och tonerkassetter.

- Bärbart lagringsmedium: USB-stick och minneskort.

- Mekaniska fästelement: pappersklipp och fjärilstyp, häftklamrar.

- Kemiska fästelement: transparent tejp, lim.

- Rengöringsartiklar: moppar, fack, återvinningskärl, kvastar, tvål, luftfräschare, desinfektionsmedel, pappershanddukar och toalettpapper.

- Små maskiner: pappersstansar, häftapparater, häftklamrar, gummistämplar, numreringsmaskiner och blyertspetsare.

- Fysisk förvaring: mappar, kuvert, lådor, hyllor och skrivbordshållare.

- Skriv- och korrigeringsmaterial: pennor, pennor, markörer, korrigeringsband, korrigeringsvätska och radergummi.

Exempel på jobb på ett kontor

Författare / redaktörer på webbplatser och tidningar

Författare och redaktörer, oavsett om de är i arbetsteamet eller arbetar hemifrån, arbetar på ett kontor. Författare skapar innehåll för tryckta publikationer, webbsidor och bloggar. Redaktörerna korrigerar innehållet som har skrivits.

receptionister

En receptionist är upptagen på ett kontor som välkomnar kunder och leverantörer, skriver e-post, besvarar telefonsamtal, tar meddelanden, skickar e-post, kommunicerar telefonsamtal till specifika anställda och arkiverar.

Kundtjänstrepresentanten måste ha kunskap om den verksamhet han arbetar för, liksom dess produkter och tjänster för att hjälpa kunderna. Du måste svara på samtal och e-post, ta order och utfärda återbetalningar.

Revisorer

Revisorer eller revisorer arbetar i en kontorsmiljö. Hans uppgifter inkluderar att förbereda skatter, betala räkningar, ta emot betalningar, bland andra.

chefer

Kontorschefer sköter kontorsarbetet. Deras uppgifter kan sträcka sig från att anställa, skjuta eller planera personalarbete, delegera uppgifter, utbilda nya anställda, skapa och upprätthålla kontorspolicyer, övervaka arbetsteamet, lösa situationer och underhålla datorsystem.

Ring uppmärksamhet - Callcenter

Personer som arbetar i ett callcenter måste svara på telefonsamtal från kunder i företaget de arbetar för. Du måste svara på frågor, ta emot klagomål och behandla beställningar.

referenser

1. Rob Waugh (2017). Vad är nästa för kontorteknik? The Telegraph. Small Business Connect. Hämtad från: telegraph.co.uk.
2. StateUniversity (2018). Företag som ser in i datorer och kontor - DAGENS KONTOR, VERKSAMHETSARBETENS KRAFT, TRENDER I FÖRETAG, VÄRLDEN FÖR FINANS. Hämtad från: careers.stateuniversity.com.
3. Lucy Kellaway (2013). Hur datorn förändrade kontoret för alltid. BBC Nyheter. Hämtad från bbc.com.
4. Wikipedia, den fria encyklopedin (2018). Kontorshantering. Hämtad från: en.wikipedia.org.
5. Yajaira Gutierrez (2012). Grunderna på kontoret. Hämtad från: pedageducomercial.blogspot.com.
6. James Bucki (2018). Viktig kontorsutrustning för att starta ett företag. Balance Operations & Technology. Hämtad från: thebalance.com.