ADMINISTRATIV HANTERING: FUNKTIONER OCH PROCESSER - DUDAS - 2025

Den administrativa ledningen är uppsättningen former, åtgärder och mekanismer som gör det möjligt att använda ett företags ekonomiska personalresurser och material för att uppnå målet. Det bygger på fyra grundläggande principer; ordningen är den första, enligt varje arbetare måste ockupera den position som han är utbildad för.

Brist på ordning leder till mindre effektivt arbete och felaktig användning av resurser. Den andra principen är disciplin; inom den administrativa ledningen är disciplin en viktig aspekt, eftersom reglerna och förordningarna måste respekteras och respekteras av alla.

Den tredje principen är enhetens befäl. Den anställde måste veta vem han rapporterar om sitt arbete och från vem han kommer att få order, för att undvika felaktiga meddelanden som skadar arbetets kvalitet. Slutligen är det viktigt att motivera och uppskatta initiativ hos personalen. Detta kommer att ha en positiv inverkan på arbetsmiljön och uppnåendet av mål.

Administrativ ledning är avgörande för organisationen, eftersom den utgör grunden för att gruppens egna uppgifter kommer att genomföras, vilket också utgör ett nätverk som syftar till att uppfylla affärsmålen.

Funktioner

Prestanda för hanteringsprocesser

Hanteringsprocesserna måste genomföras korrekt så att effektiv prestanda genomförs i var och en av de administrativa funktionerna.

Dessa måste omfatta planering, organisation, styrning och kontroll, allt kretsande baserat på uppfyllandet av målen.

Rekrytering

Det hänvisar till urval, utbildning, placering och ersättning för personal. Uppnåendet av organisationens mål beror på att kunna ha rätt personal, för vilket intresset för att tillgodose medarbetarnas behov måste upprätthållas och samtidigt vara lojalt mot organisationen.

Skydd av tillgångar

En organisations tillgångar måste skyddas mot missbruk, förlust eller skada orsakad av stöld, brand eller på annat sätt.

Av detta skäl är det nödvändigt att hålla ett tillräckligt register för varje typ av tillgång, och hålla personalen ansvarig för dess korrekta användning och skydd.

Public relations

En av de viktigaste funktionerna för administrativ ledning är att upprätta och underhålla olika kommunikationslinjer mellan organisationen och dess närstående allmänhet (kunder, aktieägare, anställda, leverantörer, konsumenter).

Upprätta arbetssekvenser

För ett stabilt och oavbrutet utförande av administrativt arbete, bör definierade rutinsystem och rutiner utvecklas. Detta motiveras av arten av ömsesidigt beroende och inbördes samband mellan de specifika uppgifterna för varje avdelning.

Köp av anläggningstillgångar

I varje avdelning finns det behov av tillräckliga anläggningstillgångar för att få en effektiv och ekonomisk prestanda för det arbete som utförs där. Därför måste ett standardförfarande följas vid val och köp av varje typ av anläggningstillgång som krävs.

En viktig aspekt är att genomföra en upptäckt och utvärdering av det verkliga behovet av tillgången och därmed undvika onödiga utgifter som påverkar företagets ekonomi.

Formdesign och kontroll

Eftersom det administrativa arbetet har särskilda egenskaper, måste de använda formulärerna utformas för att tillhandahålla nödvändig information på ett adekvat sätt.

Det är administrationens plikt att utforma dessa former och försöka standardisera deras användning för att sänka kostnaderna.

Köp av pappersvaror och kontorsmateriel

Dessa artiklar måste täcka användarnas behov, eftersom de kommer att påverka systematiskt och snabbt genomförande av det arbete som utförs.

Därför är det viktigt att säkerställa standardisering, urval och köp av dessa insatsvaror samt distribution till andra avdelningar vid behov.

Administrativa processer

Planera

Planering är hörnstenen i denna process, eftersom de efterföljande åtgärderna som kommer att följa kommer att härledas från detta. För att genomföra en effektiv process är det nödvändigt att överväga följande:

- Ha tydliga mål.

- Studera miljön under vilken arbetet kommer att utföras.

- Identifiera och tilldela uppgifterna som hjälper till att uppnå målen.

- Genomföra en omfattande plan för framsteg, där de kreativa elementen som hjälper till att utföra arbetet effektivt belyses.

- Bestäm de policyer, metoder och rutiner som krävs för utförandet av arbetet.

- Skapa varningssystem som gör det möjligt att förutse åtgärder mot framtida problem.

- Uppdatera ständigt planerna med tanke på resultaten av de kontroller som genomförts på dem.

Organisation

För att lyckas måste alla mänskliga, ekonomiska och materiella resurser som är relaterade till det arbete som ska utföras samordnas.

Det handlar om att upprätta en uppsättning regler och uppdrag som måste följas strikt av de inblandade. Några av dessa aktiviteter är:

- Dela upp arbetet med tanke på driftsenheterna.

- Gruppera uppgifter efter jobb.

- Strukturera driftsenheterna med kriterier för hanterbarhet och affinitet i arbetet.

- Välj personal som har de färdigheter som krävs för ett visst jobb.

- Upprätta justeringar i de genomförda aktiviteterna baserat på vad deras kontrollresultat visar.

Riktning eller körning

För att följa de planerade och organiserade strategierna är det nödvändigt att vidta de åtgärder som initierar och ge dem kontinuitet.

Bland dessa åtgärder ingår åtgärder för att styra verksamheten och främja utvecklingen av den anställda i arbete och personliga frågor, så att denna motivation översätts till effektiv målsättning. Dessa strategier kan vara:

- Vägleda och uppmuntra gruppen att uppnå målet.

- Upprätta direkt, öppen och transparent kommunikation med var och en av de inblandade, direkt eller indirekt, på jobbet.

- Utveckla varje medlems potential.

- Skapa incitament för anställda som sticker ut i vissa i förväg fastställda kriterier, som kreativitet, bland annat hastighet på färdigställande.

- Upprätta mekanismer för ständig utvärdering av genomförandeprocessen för att åtgärda åtgärder vid behov.

Kontrollera

Det är viktigt att implementera strategier för att verifiera att det som planeras, organiseras och genomförs fortskrider tillfredsställande och effektivt mot att uppnå målet.

Detta gör det möjligt att fatta beslut för att ersätta aktiviteter eller omorientera processen, så att den kan optimeras. Dessa kan vara några av åtgärderna att följa:

- Upprätta jämförelser av resultaten med företagets allmänna planer.

- Utvärdera produktens arbete utifrån dess prestanda standarder.

- Publicera de medel som ska användas i mätningarna.

- Kommunicera förslagen till den ansvariga personalen för att korrigera de åtgärder som är nödvändiga.

referenser

1. Money Matters (2018). Administrativa hanteringsfunktioner för Modern Office. Kontoinlärning. Hämtad från: accountlearning.com.
2. Min MBA-guide (2018). Administrativa eller ledningsfunktioner för ett kontor. Hämtad från: mymbaguide.com.
3. Managers-Net (2018). Administrativ hantering. Hämtad från: managers-net.com.
4. ABCM (2018). Lär dig vikten av administrativ ledning för företag. Hämtad från: myabcm.com.
5. Van Vliet (2011). Fem funktioner för management (Fayol). Toolshero. Hämtad från: toolshero.com.