DE 11 HUVUDPRINCIPERNA FÖR ADMINISTRATIV KONTROLL - DUDAS - 2025

De principer för administrativ kontroll är de allmänna regler som skall följas i arbetet med att analysera om de åtgärder genomförs som planerat och vidta nödvändiga korrigerande åtgärder för att bekräfta planeringen.

Att hantera innebär att man försöker utnyttja tillgängliga resurser på bästa sätt för att uppnå affärsmålet. Därför inkluderar administrationen all verksamhet i företaget.

Administrativa kontroller är den uppsättning förfaranden som krävs för administrativ och ekonomisk effektivitet. Som en integrerad del av organisationens interna kontrollsystem är målet att säkerställa ett fullständigt och snabbt genomförande av ledningens policyer och planer.

Några exempel på administrativa kontroller inkluderar procedurförändringar, utbildning av anställda och installation av varningsskyltar.

De grundläggande principerna för administrativ kontroll kan delas in i elva kategorier, vilket återspeglar dess syfte och natur, struktur och process. Dessa principer för administrativ kontroll beskrivs nedan.

Grundläggande principer för administrativ kontroll

Målförsäkringsprincip

Det grundläggande målet för administrativ kontroll är att uppnå mål. Detta görs genom att upptäcka brister i planerna.

Potentiella eller faktiska avvikelser från planerna måste detekteras tillräckligt för att möjliggöra effektiva korrigerande åtgärder.

Kontrollerar effektivitetsprincipen

Ett administrativt kontrollsystem måste upptäcka och belysa orsakerna till avvikelser från planerna med minst möjliga kostnader.

Effektivitetsprincipen är särskilt viktig för kontrollen, eftersom teknikerna tenderar att vara dyra och besvärliga.

En chef kan vara så uppslukad av kontrollen att han kan spendera mer än vad som är nödvändigt för att upptäcka en avvikelse. Kontroller som allvarligt stör den underordnade myndigheten eller med motivationen för dem som genomför planerna är ineffektiva.

Kontrollansvarsprincip

Huvudansvaret för utövandet av kontroll ligger hos chefen som ansvarar för att utföra planerna. Dess ansvar kan inte upphävas eller avbrytas utan att organisationens struktur ändras.

Ansvaret för att kontrollera måste ges till specifika personer i varje steg av operationen.

Denna enkla princip klargör kontrollerarnas och kontrollenheternas sällan uppfattade roll.

Dessa byråer fungerar som en tjänst som tillhandahåller kontrollinformation. De kan emellertid inte utöva kontroll om de inte får ledarskap och ansvar för saker som kontrolleras.

Förebyggande princip

Kontroll, liksom planering, måste vara framåtblickande och förebyggande. Denna princip har ofta försummats, till stor del eftersom kontrollen har förlitat sig mer på statistiska och redovisningsdata snarare än på prognoser och prognoser.

Även om prognoserna inte är korrekta är de bättre än de historiska uppgifterna. Helst bör ett styrsystem ge omedelbar feedback för att korrigera avvikelser från önskad prestanda så snart de inträffar.

Om detta inte är möjligt bör kontrollen baseras på prognoser för att förutse avvikelser över tid. Mer uppmärksamhet bör ägnas åt att förebygga brister än att avhjälpa dem efter att de inträffar.

Till exempel hjälper kontantprognoser att hålla företagen friska genom att förutse och förebygga brist på kontanter.

Direkt kontrollprincip

De allra flesta kontroller som används idag är baserade på det faktum att människor gör misstag. De används ofta som indirekta kontroller för att upptäcka fel, ofta efter det faktum.

Där det är möjligt bör direkta kontroller för att förebygga fel användas. Att förbättra kvaliteten på cheferna kan minimera behovet av indirekta kontroller. Högkvalitativa chefer gör mycket få misstag och utför alla sina funktioner till bästa fördel.

Princip för reflektion av planer

Kontroll är uppgiften att se till att planerna genomförs effektivt. Därför måste kontrolltekniker återspegla planernas specifika karaktär och struktur.

Ju tydligare och mer omfattande organisationens planer och desto fler kontroller utformade för att återspegla dessa planer, desto effektivare kommer kontrollerna att uppfylla behoven.

Till exempel måste kostnadskontroll baseras på planerade kostnader av en definierad och specifik typ.

Pri ncipio Pyramid

Feedbackdata måste först rapporteras längst ner i pyramiden; det vill säga till handledare och till och med för operativ personal på de lägsta nivåerna.

Detta ger anställda möjlighet att kontrollera sina egna situationer, samt påskynda korrigerande åtgärder.

Organisationsanpassningsprincip

Ett administrativt kontrollsystem överensstämmer med den administrativa myndighetens område och bör återspegla organisationens struktur.

När det administrativa kontrollsystemet är anpassat till organisationens struktur avgör det handlingsansvaret och underlättar korrigering av planernas avvikelse.

På samma sätt måste informationen för utvärdering av prestanda mot planer anpassas till den chef som ska använda den. Med andra ord, alla siffror och rapporter som används för kontrolländamål måste vara organisationsmässigt.

Principen om kontrollernas individualitet

Kontrollerna blir effektiva när de överensstämmer med den berörda personens ställning, operativa ansvar, kompetens och behov.

Omfattningen och detaljerad information som krävs varierar beroende på ledningsnivå och funktion.

På samma sätt föredrar olika chefer olika former och enheter för informationsrapportering. Därför måste kontrollerna uppfylla de enskilda chefs individuella krav.

Kritisk punktkontrollprincip

Alla operationer har vissa utsatta eller kritiska punkter. Det är dessa som orsakar flest problem och leder till stora avvikelser.

En chef måste, medan han utövar kontroll, fokusera på de faktorer som är avgörande för att utvärdera prestanda.

Det skulle vara onödigt och oekonomiskt för en chef att verifiera alla detaljer i prestanda. Därför måste du fokusera din uppmärksamhet på kritiska prestationspunkter.

Handlingsprincip

Kontroll visar sig vara slöseri med tid om korrigerande åtgärder inte vidtas. Korrigerande åtgärder kan omfatta omprövningsplaner, omorganisation, ersättning eller utbildning av en underordnad, motivation av personal etc.

Kontroll är berättigad endast när angivna avvikelser från planer korrigeras genom korrekt planering, organisation, bemanning och vägledning.

referenser

1. MBA Knowledge Base (2018). Principer för förvaltningskontroll. Hämtad från: mbaknol.com.
2. Business Dictionary (2018). Administrativt kontrollsystem. Hämtad från: businessdiction.com.
3. Wikiquote (2016). Administrationsprinciper. Hämtad från: en.wikiquote.org.
4. Arthita Banerjee (2018). 6 viktigaste principerna för kontroll i ledningen. Bevara artiklar. Hämtad från: preservearticles.com.
5. Diksha (2018). Kontrollera: Betydelse, natur och principer. Affärsidéer. Hämtad från: businessmanagementideas.com.