PROCEDURER MANUAL FÖR ETT FÖRETAG: VAD DET ÄR FÖR, FÖRBEREDELSE - DUDAS - 2025

Den manuella förfaranden i ett företag är ett skriftligt dokument som listor steg för steg instruktioner om hur att slutföra en arbetsuppgift eller hur att hantera en specifik situation när det uppstår på arbetsplatsen. Den innehåller företagets bästa praxis och beskrivningarna av de viktigaste affärsprocesserna.

Denna handbok innehåller också metoder och standarder för hur arbetet förväntas utföras. Skapandet av procedurhandboken hjälper företaget att växa, förenkla utbildningen och underlätta skalförmågan.

Den här manualen kan vara ett tre-ringsbindemedel, en mapp på en delad nätverksenhet eller en automatiserad version publicerad online med hjälp av procedurhanteringsprogram. Alla bör förstå vad procedurhandboken är gjord av och var den kan hittas när någon behöver den.

Att skriva en procedurhandbok kräver en tydlig förståelse för stegen som är involverade i en viss process. När verksamheten växer kommer nya förfaranden att behövas. Procedurmanualen kan också betraktas som ett bibliotek med procedurer.

Manualen innehåller provprocedurer som kan användas som mall för nya driftsrutiner. Alla anställda i organisationen måste utbildas i företagets policy och rutiner; de bör alltid ha omedelbar tillgång till en procedurmanual.

Vad är det för?

Med hjälp av en välskriven procedurmanual kan ett företag effektivare underlätta utbildning av nya anställda.

Utöver utbildning ger en procedurhandbok nuvarande teammedlemmar en resurs för att lära sig om mindre använda procedurer, säkerställa att de utförs med rätt formalitet, samtidigt som kvalitetskontroll upprätthålls.

Anställda måste förstå vad som förväntas av dem. Handledare behöver en procedurhandbok för att hantera affärsprocesser. Genom att dokumentera standarderna kommunicerar du vad som är viktigt för tillväxt, kvalitet och kundnöjdhet.

Genom policyer och förfaranden som påverkar ett funktionellt område har frontlinjearbetsmän befogenhet att fatta effektiva, tidsbesparande beslut.

En effektiv procedurmanual tillhandahåller lämpliga metoder för interdepartementell kommunikation, vilket gör det möjligt för personalen att arbeta tillsammans för att lösa de dagliga affärsproblemen utan att kräva onödigt tillsynsengagemang.

Syftet med procedurhandboken bör vara att organisera olika innehåll för att spegla både företagets form och kommunikationsmedel, att kunna utföra tjänsten eller tillverka produkten till lägsta kostnad och på kortast möjliga tid.

Det har den extra fördelen att hålla anställdas arbetsglädje och motivation hög.

Hur man gör det?

Innan man utvecklar en procedurhandbok är det viktigt att förstå skillnaden mellan politik, kärnprocess och förfarande.

- Politik är uppsättningen av grundläggande principer och tillhörande riktlinjer, formulerade och tillämpade av en organisations ledning, för att styra och begränsa dess åtgärder i strävan efter långsiktiga mål.

- Grundläggande process är sekvensen av beroende av varandra och länkade förfaranden, som i varje steg konsumerar en eller flera resurser (anställdas tid, energi, maskiner, pengar) för att konvertera insatsvaror till produkter. Dessa resultat fungerar som insatser till nästa steg tills ett känt mål eller slutresultat har uppnåtts.

- Procedur är en sekvens av aktiviteter eller en fast handlingssätt, definierad av steg (som innehåller tydligt definierade start- och slutpunkter) som måste utföras i samma ordning för att framgångsrikt slutföra en uppgift.

Definiera kärnprocesser

Alla de centrala processerna som företaget har måste beaktas. Det börjar med att definiera vilka processer som ska beskrivas och kartläggas i procedurhandboken och skapa en sammanfattning av alla procedurer som du vill inkludera.

Även om inte alla processer kan listas, är det viktigt att fastställa de mest grundläggande och viktiga. Till exempel kan en restaurang definiera kärnprocesserna för hur en viss maträtt tillverkas, men lika viktigt är restaurangstädningsprocessen.

En lista över kärnprocesser som behöver täckas bör skapas så att var och en kan integreras i procedurhandboken efter kartläggning. Konturen kommer att fungera som en guide för att säkerställa att ingen av uppgifterna finns kvar när manualen börjar skrivas.

Skriv en introduktion

Ta med en kort beskrivning av vad som ingår i handboken, som går direkt till de personer som kommer att använda manualen, vad läsarna kan förvänta sig när man använder manualen och det bästa sättet att använda manualen (dvs. läs det omslaget för att täcka slut "eller" använd som referens för att hitta procedurer efter behov ").

Upprätta ett flödesschema över varje process

Varje process definieras av stegen eller uppgifterna som är nödvändiga för att slutföra den. Att missa ett steg kan innebära att man förlorar eller försenar en beställning eller har en defekt slutprodukt. Att skapa ett flödesschema definierar arbetsflödet.

För att fylla i en manual måste du börja med en process åt gången: börja med den första processen i konturen. Stegen som krävs för att slutföra processen beskrivs, sedan går du tillbaka och skriver ner detaljerna för varje steg.

Se till att varje steg är tydligt och kortfattat. Varje steg bör ge tillräckligt med detaljer för att alla ska följa anvisningarna.

Anta till exempel att du skapar en procedur för försäljningsprocessen genom ett krav på Internet. Först görs ett flödesschema över hur den potentiella kunden först kontaktas efter att de har begärt informationen: via telefonsamtal, e-post eller textmeddelande.

Om kunden inte kunde kontaktas initialt beräknas hur många gånger säljteamet följer upp, med specifika skript för varje kontakt.

När du kontaktar kunden tilldelas ett annat skript, liksom en uppsättning uppföljningar, beroende på om kunden köpte produkten eller beslutade att vänta.

Ge proceduren till någon annan att läsa

Det är viktigt att en medarbetare eller någon du känner läsa den och följa instruktionerna när de skrivs. Den här personen kan ge värdefull feedback om det finns steg du inte kunde utföra eller inte förstår.

Proceduren felsöks baserat på kommentarerna. Du kan behöva skriva om, redigera eller lägga till något i instruktionerna.

Skapa checklistor och formulär

För alla processer är det lättare för teammedlemmarna att följa ett formulär eller en checklista. Därför måste en detaljerad mall utvecklas, baserad på den mappade processen.

Om du behöver samla in specifik information när kunden kommer in måste du se till att mallen har all nödvändig information, presenterad på ett kortfattat sätt.

Det bör inte antas att teammedlemmarna kommer ihåg allt som proceduren indikerar, särskilt när en klient sitter mittemot dem. Kontrolllistor och formulär bör integreras som en bilaga till flödesschemat och processstegen.

Integrera den i en procedurhandbok

Efter att ett flödesschema har tilldelats varje process och alla stödda dokumentmallar har skapats, integreras de i en komplett procedurhandbok. Manualen är organiserad på avdelningsbasis.

Till exempel kan procedurhandboken ha avsnitten "Försäljning", "Drift" och "Distribution". Varje sektion är indelad i kärnprocesserna för den avdelningen, i allmänhet i den ordning att varje kärnprocess genomförs i den totala leveransen av produkter.

I avsnittet "Distribution" kan du ha flera huvudprocesser, som "Få beställningen", "Paket för leverans", "Frakt" och "Spårning".

Procedurmanualen är organiserad med en innehållsförteckning och varje procedur är tydligt listad med en fet titelrubrik.

En titel är inkluderad med namnet på manualen, en innehållsförteckning, introduktionen och procedurerna i innehållsförteckningen.

Det kan till och med placeras flikar för teammedlemmar att enkelt läsa igenom manualen för att hjälpa dem hitta relevanta procedurer i deras avdelningar.

Slutligen görs och distribueras kopior. Uppmuntra kontinuerlig feedback och uppdatera handboken vid behov. En manual bör finnas tillgänglig på ett angiven område på varje funktionell plats med policyer och rutiner.

exempel

-Manual att laga hamburgare på ett specifikt sätt.

-Manual om hur man ska agera vid brand, jordbävning eller naturkatastrof.

-Manual om hur man hanterar kundklagomål eller en aggressiv kund.

-Manuell för att genomföra en personalvalsprocess.

-Manual att veta hur man arbetar på en restaurang.

referenser

1. Kimberlee Leonard (2017). Hur skriver jag en standardmanual för driftprocedurer? Småföretag - Chron. smallbusiness.chron.com.
2. Chris Anderson (2017). Vad är en policy och förfarandemanual? Bizmanualz. Hämtad från: bizmanualz.com.
3. Bizfluent (2017). Definitionen av en procedurmanual. Hämtad från: bizfluent.com.
4. Chris Anderson (2017). Vad är syftet med en procedurmanual? Bizmanualz. Hämtad från: bizmanualz.com.
5. Mall Lab (2018). 37 Bästa mallar för standardiserad drift (SOP). Hämtad från: templatelab.com.
6. Greg Marsello (2017). 8-STEGGUIDEN TILL BYGGNING AV EN STANDARDFÖRFARANDE PROCEDURE MANUAL. Lern. Hämtad från: blog.lern.org.