PRINCIPER FÖR KONTROLL AV ETT FÖRETAG: PRINCIPER OCH EXEMPEL - DUDAS - 2025

De styrprinciper för ett företag är det regelverk som kräver att det finns rutiner och processer som är etablerade i ekonomisystem för att hjälpa chefer att övervaka och reglera verksamheten och därmed säkerställa att bolagets tillgångar är skyddade.

Syftet med kontrollprinciperna är att säkerställa att bokföringssystemet fungerar korrekt och att affärshändelser registreras korrekt. Uppenbarligen kan chefer inte övervaka alla anställda, så det finns möjlighet till några misstag eller bedrägerier.

För att identifiera och upprätta effektiva kontroller måste ledningen kontinuerligt utvärdera risken, övervaka genomförandet av kontrollen och ändra kontrollerna vid behov.

Att ha en så viktig affärsfunktion ger rimlig säkerhet genom att minska sannolikheten för fel och skydda organisationens tillgångar. På grund av dess betydelse måste företagen beakta de grundläggande principerna för kontroll.

Huvudkontrollprinciper

Kontrollmiljö

Ledarens stil och förväntningar hos ledande befattningshavare, särskilt deras kontrollpolicy, avgör kontrollmiljön.

I en kontrollmiljö utförs ytterligare tillsyn av en ledningskommitté, som säkerställer att det finns administrativ integritet, etiska värden, en väldefinierad organisationsstruktur och kompetenta och tillförlitliga medarbetare, som tilldelar myndighet och ansvar.

Kontrollera aktiviteter

Det är specifika policyer och förfaranden som ledningen använder för att uppnå sina mål. Dessa inkluderar följande:

Uppgiftsseparation

Det kräver att olika personer tilldelas ansvaret för att utföra olika uppgifter i relaterade aktiviteter, särskilt de som involverar godkännande, vårdnad eller underhåll av register.

Genom att kräva att olika personer utför dessa funktioner skapas ett balanserat kontrollsystem.

Godkännande av transaktioner och aktiviteter

Det hjälper till att se till att alla företagsaktiviteter följer fastställda policyer och riktlinjer.

Att kräva att vissa chefer godkänner vissa typer av transaktioner ger ett ytterligare åtagande till bokföringsposterna genom att visa att transaktionerna har analyserats och godkänts av den behöriga myndigheten.

Dokumentstandardisering

Det inkluderar skapandet av enkla att använda och tillräckligt informativa fakturor och andra dokument, användningen av förnummererade och på varandra följande dokument och i rätt tid förberedelse av dokument.

Standardisering gör det enkelt att granska gamla poster genom att leta efter källan till eventuella avvikelser i systemet. Brist på standardisering kan orsaka att vissa objekt förbises eller missförstås i en sådan översyn.

Fysisk och åtkomstkontroll över tillgångar och register

Det är elektroniska eller mekaniska kontroller (kassaskåp, identifikationskort, staket, kassaapparater, videokameror, lås) eller datorkontroller, relaterade till åtkomstbehörigheter eller etablerade säkerhets- och återställningsprocedurer.

Teknik kan vanligtvis gå dit människor inte kan, och du kan vara på jobbet 24 timmar om dygnet utan att behöva extra lön.

Att kontrollera åtkomst till ett bokföringssystem genom lösenord, lås och elektroniska åtkomstloggar håller obehöriga användare ur systemet, samt ger ett sätt att granska systemanvändning för att identifiera felkällor.

Oberoende recensioner

Företag bör regelbundet granska sina kontrollsystem. Detta bör göras av någon som inte har gjort något av det arbete som ska verifieras.

Dessa recensioner hjälper till att säkerställa tillförlitligheten i redovisningsinformation och effektiviteten i verksamheten.

Tilldelning av ansvar

Företaget måste tydligt fastställa ansvar. Att tilldela specifika ansvar till människor säkerställer att de förstår deras roll för att behålla kontrollen.

Om något ansvar förbises kommer ett effektivt övervakningssystem att göra det klart vem som inte utför en tilldelad uppgift.

exempel

Alla dessa kontroller uppfyller kontrollprincipens mål. När kontrollerna är på plats behöver inte cheferna övervaka aktiviteten för varje anställd. De kan regelbundet granska kontrollerna för att se till att de fungerar korrekt och fokusera på att driva verksamheten.

Uppgiftsseparation

Det är en bra kontroll att se till att registerföringsfunktionerna är separata från faktisk kontanthantering.

Av detta skäl är kassören ansvarig för att samla in kontanter från kunder, med möjlighet att deponera dem i banken, och redovisningsavdelningen ansvarar för att registrera dessa kontantkvitton och göra bankavstämningar.

På detta sätt kan en enskild person inte ta kundens pengar och felaktiga dem, vilket senare täcker med bedrägligt bokföring.

Om två personer utför dessa jobb är det enda sättet att bedrägeri fungerar om varje person är i samverkan med den andra. Uppenbarligen är det mycket mindre benägna att två anställda medarbetare kommer att stjäla än en enda anställd.

godkännanden

Att kräva godkännande för att göra stora utbetalningar kan förhindra att skrupelfria anställda gör stora bedrägliga transaktioner med företagsmedel.

En officiell prislista fungerar som ett godkännande för säljpersonal att sälja till dessa priser. Dessutom kan det finnas en kontroll som gör det möjligt för försäljningschefen att godkänna rimliga ändringar i prislistan.

Personalomsättning och semester

Obligatorisk personalomsättning eller semesterperiod implementeras för att upptäcka bedrägliga system där det krävs ett regelbundet system för att upprätthålla det.

Om revisoren byter ansvar varannan månad kommer en person inte att kunna driva ett oseriöst system konsekvent.

Fysiska revisioner

Fysiska revisioner inkluderar manuell räkning av kontanter och andra fysiska tillgångar som bokförs i bokföringssystemet, till exempel varulager.

Fysisk räkning kan avslöja dolda avvikelser i kontosaldo genom att helt och hållet kringgå elektroniska poster. Räkna kontanter på försäljningsställen kan göras dagligen eller till och med flera gånger om dagen.

Större projekt, som fysisk inventering, måste göras mindre ofta, kanske årligen eller kvartalsvis.

Periodiska bokföringsavstämningar

De garanterar att saldot i bokföringssystemet sammanfaller med saldorna i andra enheters konton, till exempel banker, leverantörer och kunder.

Skillnaderna som finns mellan dessa typer av kompletterande konton kan avslöja skillnader i de egna kontona eller att felen härstammar från de andra enheterna.

Automatiserade kontroller

De är förmodligen de vanligaste interna kontrollerna eftersom de inte bara skyddar företaget utan ökar dess effektivitet.

Automatiserade tidsklockor är ett bra exempel. Anställda kontrolleras av dessa klockor när de kommer och kontrolleras sedan i slutet av sin skift.

Den automatiska tidsklockan eliminerar möjligheten att anställda lurar med sin arbetstid.

referenser

1. MyAccountingCourse (2018). Vad är principerna för intern kontroll? Hämtad från: myaccountingcourse.com.
2. MyAccountingCourse (2018). Vad är kontrollprincipen? Hämtad från: myaccountingcourse.com.
3. Michelle Miley (2017). Vilka är de sju principerna för intern kontroll? Bizfluent. Hämtad från: bizfluent.com.
4. TTUHSC (2017). Grundläggande principer för intern kontroll. Hämtad från: elpaso.ttuhsc.edu.
5. CliffsNotes (2016). Intern kontroll. Hämtad från: cliffsnotes.com.
6. Administratör (2015). 17 Principer för intern kontroll. Etisk advokat. Hämtad från: ethicaladvocate.com.
7. David Ingram (2018). Vilka är de sju interna kontrollförfarandena för redovisning? Small Business-Chron. Hämtad från: smallbusiness.chron.com.