AFFÄRSPROTOKOLL: EGENSKAPER, VAD DET ÄR FÖR, EXEMPEL - DUDAS - 2025

Den verksamheten protokoll är en uppsättning sociala och formella standarder som antagits av ett företag för sin efterlevnad. Dess funktion är att fastställa uppförandestandarder och begränsningar som styr verksamheten för alla medlemmar i företaget.

Detta normativa organ, som normalt ingår i en manual eller ett dokument, reglerar i allmänhet företagets inre och yttre beteende. Det är en uppförandekod etablerad i företagets organisationskultur.

Genom affärsprotokollet fastställs reglerna för samexistens mellan företagets olika arbetsnivåer och de kommunikationskriterier som måste gälla utanför det.

Företagsprotokoll samlar regler och steg som måste följas för planering, utveckling och kontroll av åtgärder som utförs av ett företag. Dessa standarder kan innehålla regler som fastställts av staten.

Ett exempel på affärsprotokoll är hur en sekreterare svarar på ett telefonsamtal på ett vänligt sätt. Dessutom den respektfulla behandlingen av föraren av ett transportföretag medan han tar en passagerare till flygplatsen.

Funktioner i affärsprotokollet

Innan affärsprotokollets citerande anges bör termens ursprung tydligt anges för att bättre specificera dess innehåll.

Protokoll kommer från det latinska "protos", vilket betyder "vad som kommer före något", och "kollos" som hänvisar till handlingen att hålla fast vid eller hålla fast vid något.

Ordboken för Royal Academy of the Spanish Language i en av dess betydelser definierar den som en "uppsättning regler som fastställts av standard eller anpassning för ceremonier och officiella eller högtidliga handlingar".

Ett protokoll är en beskrivning av beteendestandarder som måste följas i ett företag eller institution. Den beskriver riktlinjerna och rutinerna för uppförande för att genomföra en åtgärd eller i en viss situation.

Affärsprotokollet måste förmedla kundens kärnan, varför det är en del av dess filosofi och image. Det finns olika typer av protokoll: affärer, religiösa, officiella, sport, sociala, etc.

Egenskaperna för ett bra affärsprotokoll är

1- Det regleras inte av lag, men det verkställs strikt inom företaget av dess medlemmar.

2- Det är praktiskt eftersom det reglerar vanliga situationer som förekommer i företaget. På detta sätt undviks det att det är ett banalt dokument utan att arbetskraften följs.

3- Det är tillgängligt för alla medlemmar i organisationen, eftersom det fastställer beteendemetoder för varje arbetssituation.

4- Det är förståeligt, eftersom det måste skrivas på tydligt språk för alla företagets anställda att assimilera och följa utan ursäkt.

5- Det är flexibelt , i princip eftersom de fastställda reglerna måste anpassas till varje företags situation, även i krisetider. Men också för att de kan variera över tiden och anpassa sig till förändringar.

Vad är affärsprotokollet för?

Ställ uppförandestandarder

Att ange beteendeinriktningar inom ett företag i en protokollhandbok tjänar till att reglera medlemmarnas beteende och skapar en organisationskultur.

Utan ett protokoll skulle arbetsrelationer och kommunikation mellan företaget och klienterna vara i totalt kaos. Det finns ingen respekt för hierarkier och frånvaron av en uppförandekod skulle resultera i konstant respekt och interna konfrontationer.

Den hierarkiska ordningen utan affärsprotokoll kunde inte uppfyllas, vilket ändrar företagets organisationsstruktur.

Guide för sociala aktiviteter

Ur etikettens synvinkel är protokollet också nödvändigt för att organisera och förverkliga sociala aktiviteter som är relevanta för företaget.

Protokollet hjälper till att befästa företagets prestige bland dess anställda och med dem som är relaterade till det: kunder, aktieägare, leverantörer, myndigheter etc.

Upprätta företagets image

Det är en del av företagets image för företaget, eftersom det styr och kanaliserar de positiva handlingarna för medlemmarna i företaget. Bilden av ett företag beror inte bara på produkten eller tjänsten i sig. men av helheten av element som kretsar kring det.

Protokollet är användbart och nödvändigt för företag eftersom det bidrar till att förbättra mänskliga relationer och stärker deras företags image. När det utvidgas till alla områden i organisationen, hjälper det att uppnå en hälsosam och harmonisk arbetsmiljö.

Skapa företagskulturen

Det skapar också affärs- och arbetskultur genom att utbilda arbetare och chefer om behovet av att integrera och samarbeta med organisatoriska mål. Det hjälper också att vägleda förhållandet mellan företagets representanter och deras medarbetare och kunder.

Exempel på affärsprotokoll

Affärsprotokollet täcker de förfaranden som fastställts i affärsorganisationen för att organisera evenemang: möten, besök, konferenser, förhandlingar, formella handlingar etc.

Men det innebär också sättet att kommunicera (intern kommunikation) mellan medlemmarna i organisationen och med klienter och närstående (extern kommunikation). Detta inkluderar allt från det sätt du svarar på ett telefonsamtal, till det sätt du bär din uniform eller hur du klär dig.

På samma sätt inkluderar / förstår skrivstil för ett brev eller e-post och alla nödvändiga element för att stärka företagets image.

Ett exempel på ett affärsprotokoll är att ta emot ett telefonsamtal. När det gäller att svara, hälsa och presentera dig själv finns det en implicit företagskultur. Det är därför ett element som är nära relaterat till företagets eller varumärkesbilden.

Protokoll i telefonsamtal

- God morgon Herr / fru

- Jag är Judith, hur kan jag hjälpa / tjäna dig?

- Jag kommer att granska ditt fall.

- Tack för att du ringer, vi står till din tjänst.

- Ha en lycklig dag Mr / Mrs.

Protokoll i presentation, hälsning och farväl

• Stå upp när du hälsar.
• Skaka handen subtilt och le.
• Undvik svåra kramar och kyssar.
• Se personen i ögat när du pratar.
• Undvik tuteo och användning av språkliga villkor.
• Var hjärtlig och vänlig i dina affärer.
• Försök att ringa personen med namn om du vet det.
• Undvik överförtroende.
• Undvik att prata överdrivet, om dig själv och ditt personliga liv.

Klädprotokoll

• Bär inte olämpliga kläder eller plagg som lockar för mycket uppmärksamhet.
• Bär kläder som hjälper till att komplettera din personlighet.
• Använd lämpliga klädstorlekar.
• Bär slips / jacka / kjol / blus.
• Män måste raka sig ordentligt och ta hand om sitt fysiska utseende.
• Kvinnor utgör ordentligt.
• Håll händer och naglar rena och välskötta.
• Använd diskreta parfymer eller lotioner.

referenser

1. Martínez, Julián Mesa: Handbok för affärsprotokoll: innehåll och förberedelsesteg. Hämtad den 14 februari 2018 från blog.grupo-pya.com
2. Vad är protokoll och vad är det för i företaget? Konsulterat av gestiopolis.com
3. Varför är protokoll viktigt i företag? Konsulterad av gadebs.es
4. Protokoll. Royal Spanish Academy. Vanlig ordbok. Samråd med dle.rae.es
5. Affärsprotokollet. Samråd med cevents.es
6. Betydelsen av affärsprotokoll. Konsulterad från telesup.edu.pe