SMÅ KONTANTÅTERBETALNING: VAD DET ÄR, DOKUMENT OCH EXEMPEL - DUDAS - 2025

Den ersättning för handkassa är ersättningen som görs till en fast fond tilldelas en avdelning i företaget, för den mängd betalningar på detta sätt, i enlighet med vad som anges i de fakturor och kvitton som presenteras i syfte att fullfölja ditt startbelopp kontant igen.

Företagen förvarar i allmänhet mindre mängder kontanter i sina anläggningar för att möta små diverse betalningar, till exempel mat och kontorsmaterial.

Källa: pixabay.com

Det kan finnas flera små små kontantplatser i ett större företag, antagligen en per byggnad eller till och med en per avdelning. Ett separat redovisningssystem används för att spåra små kontanttransaktioner.

Sådana betalningar hanteras vanligtvis genom ett litet kontantförskottssystem, för vilket ett belopp av "fluktuerande pengar" tilldelas. Detta är den maximala mängden kontanter som kan hållas när som helst.

Den föredragna metoden för återbetalning är med check, begärd genom en vederbörligen auktoriserad och dokumenterad checkbegäran.

Vad är småbidragsbetalningen?

För att upprätta en småkassafond skapas en check för beloppet för fonden som tilldelas den särskilda småkassa.

Den inledande inmatningen av småkassajournalen är en debitering till småkontokontot och en kredit till kontant- eller bankkontot.

Depositionen betalar sedan ut olika belopp från småkassa i utbyte mot kvitton relaterade till vad utgifterna är.

För närvarande finns det ingen dagbokspost. Istället minskar kontantbalansen i småkassa medan antalet kvitton ökar.

De återstående kontanterna plus de totala intäkterna måste alltid vara lika med det ursprungliga beloppet i den nedre rutan. Stöld- eller registreringsfel kan dock resultera i en variation av det ursprungliga finansieringsbeloppet.

Återbetalning

När kontantbalansen i småkassafonden sjunker till en tillräckligt låg nivå, begär småförvaltaren kassören om kontantersättning.

Detta får siffran för totalt de intäkter som har ackumulerats. Kassören skriver en ny check för kvittens fulla värde och utbyter denna check mot kvittona.

Posten för småkassa är en debitering till småkontokontot och en kredit till kontant- eller bankkontot.

Småförvaltaren sätter in kontanterna i smålådan, som nu bör innehålla det ursprungliga beloppet som avsatts för fonden.

Kassören skapar en journalbokning för att spela in småkvitton. Detta är en kredit till småkontokontot och debiterar flera olika kostnadskonton beroende på vad som köpts med kontanterna.

kontroller

Starka interna kontroller måste inrättas för kontantintäkter eller utbetalningar för att förhindra missförvaltning av medel och för att skydda mot förluster.

- Den mindre lådan måste förvaras på ett säkert ställe. Till exempel i en kassa.

- Kassören måste vara ansvarig för att upprätthålla de fakturor som motsvarar betalningar som görs genom små kontanter.

- Överraskningskassa räknas från tid till annan för att säkerställa riktigheten i det kontanta saldot som anges på småkassa.

- Beloppet i småkassa bör inte vara för högt.

Dokument

Varje företag definierar de format som ska användas och förfarandet att följa för återbetalningsbegäran, men i princip består processen av att sammanföra alla betalningar som görs med botten av den nedre rutan och respektive stöd.

Det är viktigt att varje betalning, till och med minimal, stöds av respektive faktura eller, i förekommande fall, motsvarande dokument, där företaget eller personen till vilken betalningen gjordes tydligt kan identifieras, för relevanta frågor som hantering av skatter och redovisning.

Återbetalningsformat

Den vårdnadshavare som ansvarar för hantering av småkontanter måste fylla i en kupong som kallas "Återbetalning av små kontanter", som visar de utgifter som uppkommit under en viss period för att få ersättning för de förbrukade pengarna.

Arbetstagaren måste lämna in alla ursprungliga intäktskvitton som bifogas en blankett för återbetalning av småkassa:

Summan av samtliga fakturor och kvitton i återbetalningsformat och återstående tillgängliga kontanter i småkassa måste motsvara det ursprungliga förskottet.

Det totaliserade formatet för småbidragåterbetalning, med summan av alla enskilda betalningar, skickas till controllern för slutlig granskning och godkännande.

Utbetalningskupong

För att återbetala värdet på de utgifter som gjorts enligt kvitton och fakturor för småkassa, som anges i dokumentet "småbidragersättning", genereras ett bevis för utgifter eller betalning, som visas nedan .

Alla dessa involverade dokument ska bifogas journalbokföringens bokföring.

Återbetalningsformuläret och originalen för all dokumentation skickas till avdelningen för betalningsskyldighet för behandling.

Beviset för ansvarsfrihet görs i namnet på vårdnadshavaren för småkassa, så att checken kan utfärdas i hans namn för det begärda beloppet. Återbetalningskontrollen kan kontanteras privat av vårdnadshavaren.

exempel

Företag ABC beslutar att tilldela 100 $ kontant som mindre kassafond till sin verksamhetsavdelning, så att det direkt kan behandla sina lågkostnadskostnader.

Därför levereras den 1 mars pengarna på 100 $. Den första tilldelningen av små kontanter kommer att bokföras på följande sätt:

Under mars månad betalade operationsavdelningen följande mindre betalningar med småkassa:

- 3 januari: köp av te för 10 dollar.

- 15 januari: köp av brevpapper för $ 50.

- 27 januari: betalning till rörmokaren för $ 20.

Dessa betalningar som har gjorts med små kontanter kommer att bokföras på följande sätt:

Små kontanter måste återbetalas den 31 mars. Eftersom den totala kostnaden för månaden var 80 $, så kommer detta att vara det belopp som ska återbetalas:

Därför, från och med 1 april kommer den nedre rutan återigen att ha de $ 100 som ursprungligen tilldelades den.

referenser

1. Fordham University (2019). Små kontant förskottsfonder och återbetalningar. Hämtad från: fordham.edu.
2. Stanford University (2019). Så här gör du: Ersätt en anställd med små kontanter. Hämtad från: web.stanford.edu.
3. Redovisning förenklad (2019). Redovisning för småkassa. Hämtad från: accounting-simplified.com.
4. Steven Bragg (2019). Små kontant redovisning. Redovisningsverktyg. Hämtad från: accountingtools.com.
5. Gerencie (2017). Små kontantåterbetalning. Hämtad från: gerencie.com.