KÖPSREKVISITION: TYPER, HUR DEN SKAPAS OCH EXEMPEL - DUDAS - 2025

Den beställningsanmodan formen är det dokument som genereras av en användare avdelning eller lagerpersonal att meddela inköpsavdelningen av de objekt som måste beställas, kvantitet och leverans tidsram. Att köpa från ett företag börjar med att samla in krav.

När de har sammanställts bör inköpsavdelningen informeras. Inköpsrekvisition är det dokument som kommer att innehålla en lista över dessa krav. För att förhindra bedrägeri får avdelningschefer i allmänhet inte göra beställningar direkt från leverantörer eller köpa på företagets vägnar.

Istället är det en annan avdelning som kallas inköpsavdelningen som faktiskt gör order hos externa leverantörer. Cheferna för olika avdelningar använder inköpsrekvisitionsformuläret för att informera denna avdelning om vilka material som måste köpas.

Inköpsrekvisitioner och inköpsorder är nyckeldokument i processen att skaffa föremål som företaget behöver för sin verksamhet, och standardiserar orderprocessen internt och externt.

typer

De viktigaste punkterna för inköpskrav är följande:

- Det är en begäran till inköpsavdelningen att skaffa en viss materiallista.

- Du behöver godkännande från inköpsorganisationen.

- Det är ett internt dokument. det vill säga, det förblir inom organisationen.

Du kan skapa en inköpsrekvisition för följande typer av upphandling:

Standard

För att få leveranser och material från leverantörer, både för produktionsprocesser och kontorsmaterial och andra tillgångar.

outsourcing

Att leverera råmaterial till en leverantör och därmed få en färdig produkt.

Sändning

Att få material som finns i företagets anläggningar och leverantören betalas för det.

Överföra

Att få material från en annan avdelning eller område som är inom samma organisation.

Extern tjänst

Att få tjänster från en tredjepartsleverantör, till exempel att utföra anläggningsunderhåll.

Så utarbetad?

De grundläggande komponenterna som utgör en inköpsrekvisition är:

- Rekvisitionsnummer som gör det möjligt att identifiera dokumentet. Det måste vara förtryckt.

- Begär avdelning.

- Datum för rekvisition och begärt leveransdatum.

- Namn på den person som förbereder rekvisitionen och signaturen på den som utför motsvarande tillstånd.

- De begärda artiklarna måste beskrivas i detalj för att undvika felaktiga data. Beloppet måste vara exakt; det är mycket viktigt att placera den nödvändiga enheten (kilo, liter, enheter etc.).

- Underskrift av inköpsavdelningschefen som godkänner eller inte godkänner köpet.

- Om leverantörer redan har begärt offertar måste de bifogas rekvisitionen.

Köp rekvisitionsprocess

Inköpsrekvisitionsprocessen används av organisationer för att placera och spåra order på leveranser. Dessa kan vara allt från råvaror till kontorsmöbler och mer.

När en avdelningschef anser att materialet tar slut, fyller de i formuläret för inköpsrekvisition, som innehåller fälten ovan.

En inköpsrekvisition är det formulär som en företagsavdelning skickar till inköpsavdelningen och listar de objekt som den vill beställas från en extern leverantör.

Den här processen gör det möjligt för användare att göra en beställning, få godkännande av handledare, och viktigast av allt, tillåta tredjepartsleverantörer att lämna in prisuppgifter.

När inköpschefen tar emot inköpsrekvisitionen i denna process kan han granska all information som källanvändaren skickar in. Chefen väljer helt enkelt om rekvisitionen är godkänd eller inte.

Om det inte godkänns finns det en ruta för att ange skälet för beslutet och den begärande avdelningen kommer att informeras om detta beslut. Men om chefen ger sitt godkännande är nästa steg att begära en offert från leverantörerna.

Betydelse

Starta köpprocessen

Ibland kommer ett företags avdelningar att behöva material; inköpsrekvisitionen inleder köpprocessen. Inköpsavdelningen kommer att agera enligt dokumentets styrka.

Om det finns några problem, kommer dokumentet att fungera som bevis på att en avdelning beställde varorna med en viss kommunikation.

Det är ett kontrollverktyg

Om det inte finns några ordentliga kontroller, kan personal involveras i bedrägerier, eftersom de kan begära material för personligt bruk.

Med en inköpsrekvisition finns det åtgärder för att säkerställa att inga bedrägerier utövas. Begäran måste gå igenom flera händer för att säkerställa dess noggrannhet och nödvändighet.

Skydda verksamheten

Med rekvisitionsorder på plats undviks risken för bedrägeri. Företagets tillgångar är också skyddade.

Centralisering av inköpsprocessen

När en organisation kräver att alla rekvisitioner genomförs centralt genom inköpsavdelningen är det enkelt att hantera hela processen.

Köpare gynnas också, eftersom de nu kan samla in köp och utnyttja organisationens köpkraft för att förhandla fram bättre villkor.

exempel

Exempel 1

Begäranummer: 00455

Datum: 15 maj 2018

Sökandes namn: Annaliese Corvo

Position: utbildningsansvarig

Avdelning: Personalutbildning

Anledning till begäran: Följande artiklar måste användas i utbildningen "Kvalitetssäkring", som kommer att ges under veckan 16-20 juli 2018.

- 01 fall med markörer för blädderblock.

- 12 pennor.

- 01 blädderblock med 20 vita lakan: 1 meter bred x 1,5 meter lång.

- 12 bärbara anteckningsböcker i normal storlek.

- 06 färgade markörer för whiteboard.

- 12 raders att radera.

- 12 blå bläckpennor.

2 offertar från brevpappersleverantörer bifogas.

Auktoriserad av: Alberto Moreno

Position: Personalchef

Personalförvaltning

Exempel 2

Confecciones Tely, SA: s produktionsavdelning måste beställa olika material och fylla i inköpsformuläret. Detta formulär meddelar inköpsavdelningen att dessa leveranser behövs.

Inköpsavdelningen kan godkänna eller avvisa den mottagna rekvisitionen. Om det godkänns skapas en inköpsorder.

Köporder skickas till säljaren för att köpa produkterna. Leverantören producerar och levererar produkterna med en faktura.

Den mottagande avdelningen tar emot produkterna och levererar kvittorapporten till redovisningsavdelningen.

Om alla dokument överensstämmer, ger bokföringsavdelningen godkännande av fakturan till kassören, vilket indikerar att betalningen kan göras till leverantören.

referenser

1. Business Dictionary (2018). Köp rekvisition. Hämtad från: businessdiction.com.
2. MyAccountingCourse (2018). Vad är en inköpsförfrågan? Hämtad från: myaccountingcourse.com.
3. Skogstid. Skillnaden mellan en beställning och en beställning. Småföretag - Chron. smallbusiness.chron.com.
4. Dani Hao (2018). Vad är en inköpsrekvisition och varför det är viktigt för ditt företag. Procurify. Hämtad från: blog.procurify.com.
5. Tutorials Point (2018). SAP MM - Inköpskrav. Hämtad från: tutorialspoint.com.