VERKSTÄLLANDE SEKRETERARE: PROFIL, NÖDVÄNDIGA FÄRDIGHETER OCH FUNKTIONER - DUDAS - 2025

Den verkställande sekreteraren är ett jobb eller ett yrke som tjänar till att ge maximalt stöd till högt anställda i ett företag eller organisation. Han kommer att vara den som kommer att organisera och upprätthålla chefernas schema och hjälpa dem att utföra en mängd olika administrativa uppgifter.

Målet är att bidra till verksamhetens övergripande effektivitet genom att se till att alla administrativa uppgifter som tilldelats dig utförs på ett snabbt och effektivt sätt. En sekreterare är personen som tillhandahåller administrativt stöd. De kan utföra uppgifter som att skriva och arkivera, svara på telefonen och överföra meddelanden.

Källa: pixabay.com

Å andra sidan gör verkställande sekreteraren eller administrativ assistent också några av dessa aktiviteter, tillsammans med att samordna kontoret, undersöka produkter, interagera med leverantörer, beställa produkter och skapa en databas. .

Verkställande sekreterare får vanligtvis högre löner än sekreterare eftersom de utför funktioner på hög nivå och påskyndar kontorets produktivitet.

Krävs profil

- Kandidatexamen i företagsekonomi eller relaterade områden.

- Bevisad erfarenhet som verkställande sekreterare eller liknande administrativ roll.

- Måste vara kompetent i att hantera Microsoft-Office på ett omfattande sätt och i back-office-programvara, till exempel ERP-system.

- Fördjupad kunskap om kontorsadministration och grundläggande redovisningsförfaranden samt relevant teknisk ordförråd som används i branschen.

- Bekanta dig med grundläggande forskningsmetoder och rapporteringstekniker.

- Utmärkta organisatoriska och tidshanteringsfärdigheter.

- Enastående kommunikations- och förhandlingsfärdigheter.

- Integritet och konfidentialitet.

Exekutivsekreterare måste vara snabba yrkesverksamma med mycket tidskompetens och flerfunktionsförmåga. Det är med deras flit och kompetens i deras arbete som chefer kan fokusera på deras ledningsansvar utan att oroa sig för andra uppgifter.

Många chefer förlitar sig mycket på sin verkställande sekreterare för att samordna de dagliga uppgifterna och hålla dem i schema. Takt och assertivitet krävs som förvaltare av chefens tid.

Skicklighet behövs

Exekutivsekreterare måste ha kunskaper i grundläggande färdigheter som skrift, grammatik, stavning och skiljetecken och ha erfarenhet av att använda kontorsutrustning och vanliga mjukvaruapplikationer som ordbehandling, kalkylark och grafik.

De måste också ha utmärkta tidsförvaltningsförmågor och förmågan att effektivt hantera olika ansvarsområden.

Å andra sidan behöver en verkställande sekreterare också andra kvaliteter, som god bedömning, diplomati, diskretion och förmågan att lösa problem oberoende.

De behöver starka kommunikationsförmågor för att interagera med allmänheten, skriva rapporter och granska publikationer.

Lyssna aktivt

Du måste kunna vara uppmärksam på vad andra säger, ta dig tid att förstå de punkter som görs, ställa frågor som är lämpliga och inte störa vid olämpliga tidpunkter.

Läsförståelse

Full förståelse för skriftliga meningar och stycken i arbetsrelaterade dokument.

Tidsplanering

Vet hur du kan hantera både din egen tid och andras tid.

Vet hur man talar

Tala tydligt med andra för att förmedla information effektivt.

Skrivande

Ha effektiv skriftlig kommunikation, så att den passar publikens behov.

Kritiskt tänkande

Användning av logik och resonemang för att kunna identifiera styrkor och svagheter i lösningar, slutsatser eller alternativa lösningar på problem som uppstår.

Proaktiv inlärning

Förstå konsekvenserna av ny information för aktuell och framtida problemlösning och beslutsfattande.

Samordning

Justering av handlingar i förhållande till andras handlingar.

Recension

Granska och utvärdera prestandan hos sig själv, andra människor eller organisationer för att göra förbättringar eller vidta korrigerande åtgärder.

Funktioner

En verkställande sekreterare kan vara ansvarig för små kontanter och redovisning, men kan också hantera en budget. Du kan publicera artiklar på en webbplats, men du kan också designa och hantera webbplatsen.

Du kan ange data i ett kalkylblad som du har designat och använt för dina rapporteringsfunktioner.

En verkställande sekreterare kan övervaka den administrativa personalen. Rapporterar ofta direkt till VD och kan godkänna en eller flera ledande befattningshavare.

ansvar

Uppmärksamhet till chefer

- Underhålla dagordningen för cheferna och bistå i planeringen av utnämningar, styrelsemöten, konferenser etc.

- Delta i möten för att förbereda mötesprotokoll och protokoll, sammanställa, transkribera och distribuera dem.

- Gör alla researrangemang för chefer: biljettköp, hotellbokning, leverans av resekostnader, hantering och granskning av relevant dokumentation etc.

- Genomföra de obligatoriska utredningarna, samla in data och förbereda handlingar eller rapporter för övervägande och presentation av chefer, kommittéer och styrelser, som tilldelats.

- Hantera konfidentiella dokument så att de förblir skyddade och säkra.

Intern och extern interaktion

- Ta emot och filtrera telefonsamtal och omdirigera dem till lämplig person när det är bekvämt.

- Hantera, prioritera och distribuera all inkommande eller utgående korrespondens (e-post, brev, fax, paket, etc.), läsa och analysera inkommande memo, presentationer och rapporter för att bestämma deras betydelse och planera distributionen.

- Förbered svar på korrespondens som innehåller rutinförfrågningar.

- Övervaka användningen av kontorsmaterial och förhandla om villkoren med leverantörerna för att säkerställa att order är mer lönsamma.

- Möt med individer, särskilda intressegrupper och andra för ledande befattningshavare, utskott och styrelser.

- Välkomna besökare och avgöra om de ska få tillgång till specifika personer.

Administrativt stöd

- Förvara elektroniska och pappersregister, så att informationen är organiserad och lättillgänglig för snabb återhämtning.

- Förbered fakturor, rapporter, brev, finansiella rapporter och andra dokument, med hjälp av ordbehandlingsprogram, kalkylblad, databaser och / eller presentationer, och ger också motsvarande hjälp med redovisning.

- Utför allmänna kontorsuppgifter, som att underhålla administrationssystem och utföra grundläggande redovisningsuppgifter.

- Samordna och direktkontortjänster, såsom poster och budgetering, för att hjälpa chefer.

- Upprätta och övervaka administrativa policyer och rutiner, såväl för kontorsanställda som för organisationen.

- Granska driftsrutiner och rutiner för att avgöra om förbättringar kan göras inom områden som arbetsflöde, rapporteringsförfaranden eller utgifter.

- Övervaka och utbilda annan administrativ personal.

referenser

1. Användbar (2018). Verkställande sekreterare jobbbeskrivning. Hämtad från: resources.workable.com.
2. Beth Greenwood (2018). Skillnaden mellan en sekreterare och en verkställande sekreterare. Arbeta - Chron. Hämtad från: work.chron.com.
3. Karriärplanerare (2018). Verkställande sekreterare och administrativ assistent. Hämtad från: job-describ.careerplanner.com.
4. Hrvillage (2018). Verkställande sekreterare Jobbbeskrivning. Hämtad från: hrvillage.com.
5. BSR (2018). Verkställande sekreterares ansvar. Hämtad från: bestsampleresume.com