ADMINISTRATIVA KONTROLLTEKNIKER: EGENSKAPER OCH EXEMPEL - DUDAS - 2025

De tekniker för administrativ kontroll är metoder för att samla in och använda information för att utvärdera olika organisatoriska resurser såsom människa, fysiska, ekonomiska och även organisationen som helhet, med tanke på organisatoriska strategierna.

Management är både en konst och en vetenskap. Administrationen och dess funktioner fortsätter att utvecklas för att hålla jämna steg med tiderna. Den administrativa kontrollfunktionen fortskrider också med tiden, så nya tekniker fortsätter att dyka upp.

Källa: pixabay.com

Kontroll är en grundläggande administrativ funktion. Det tjänar till att reglera organisatoriska aktiviteter och jämföra faktiska resultat med förväntade organisatoriska standarder och mål.

Kontrolltekniker ger den typ och mängd information som krävs för att mäta och övervaka prestanda. Information från olika kontroller måste anpassas till en specifik ledningsnivå, avdelning, enhet eller operation.

För att säkerställa fullständig och konsekvent information använder företag ofta standardiserade rapporter, till exempel ekonomiska, status- och projektrapporter. Men varje område inom en organisation använder sina egna specifika kontrolltekniker.

Lista över tekniker (med exempel)

-Traditionella tekniker

Det är tekniker som har använts inom affärsorganisationen under en lång tid och som fortfarande används.

Personlig observation

Detta är den mest traditionella kontrolltekniken. Det gör det möjligt för en chef att samla in förstahandsinformation om anställdas prestanda.

Det skapar också psykologiskt tryck på anställda att prestera bättre och därmed uppnå sina mål väl, eftersom de är medvetna om att de personligen observeras på jobbet.

Det är dock en tidskrävande övning och kan inte användas effektivt för alla typer av jobb.

Statistiska rapporter

Det är den allmänna analysen av rapporter och data som används i form av medelvärden, procenttal, indikatorer, korrelationer etc. I olika aspekter. De presenterar information om organisationens resultat inom de olika områdena.

Denna typ av information är användbar när den presenteras i olika former, som diagram, grafer, tabeller, etc. Det gör det möjligt för chefer att läsa dem lättare och underlättar jämförelse av prestationer med etablerade standarder och med tidigare perioder.

Break-even-analys

Det används för att studera förhållandet mellan kostnader, volym och vinst. Bestäm den allmänna ramen för sannolika vinster och förluster för olika aktivitetsnivåer genom att analysera den allmänna positionen.

Försäljningsvolymen där det inte finns några vinster eller förluster kallas breakeven point. Detta kan beräknas med hjälp av följande formel:

Jämförelsepunkt = Fasta kostnader / (Försäljningspris per enhet - rörliga kostnader per enhet).

Genom denna analys kan ett företag kontrollera sina rörliga kostnader och kan också bestämma aktivitetsnivån som det kan uppnå sitt vinstmål.

Budgetkontroll

Enligt denna teknik förbereds olika budgetar för de olika operationerna som måste utföras i en organisation.

Dessa budgetar fungerar som standarder för att jämföra dem med de verkliga resultaten och vidta därför nödvändiga åtgärder för att uppnå organisationens mål.

Därför kan budgeten definieras som ett kvantitativt uttalande om det förväntade resultatet, förberett för en definierad framtida tid, för att uppnå ett visst mål. Det är också ett uttalande som återspeglar politiken för just den perioden.

Hjälper till att upprätta samordning och beroende mellan olika avdelningar. Till exempel kan inte inköpsbudgeten utarbetas utan att veta vilken mängd material som krävs. Denna information kommer från produktionsbudgeten. Det senare är i sin tur baserat på försäljningsbudgeten.

Budgeten bör vara flexibel så att de nödvändiga ändringarna av den lätt kan göras senare, enligt kraven i den rådande miljön.

Typer av budgetar

- Försäljningsbudget: det är ett uttalande om vad en organisation förväntar sig att sälja i fråga om kvantitet och värde.

- Produktionsbudget: det är ett uttalande om vad en organisation planerar att producera under den budgeterade perioden. Det görs från försäljningsbudgeten.

- Materialbudget: är en redovisning av den uppskattade mängden och kostnaden för materialen som behövs för produktionen.

- Kontantbudget: det här är de prognostiserade kontantinflödena och utflödena för den budgeterade perioden. Motsvarar det beräknade kassaflödet.

- Kapitalbudget: Det är de uppskattade utgifterna för de viktigaste långfristiga tillgångarna, till exempel en ny fabrik eller större utrustning.

- Forsknings- och utvecklingsbudget: det är de uppskattade utgifterna för utveckling eller förfining av produkter och processer.

-Moderna tekniker

Dessa tekniker ger ett nytt sätt att tänka och ger nya sätt att kontrollera de olika aspekterna av en organisation.

Avkastning på investering (ROI)

Det ger grunderna för att avgöra om det investerade kapitalet i verksamheten har använts effektivt för att generera en rimlig avkastning.

ROI fungerar som en effektiv övervakningsanordning för att mäta en organisations totala prestanda, eller dess enskilda avdelningar eller avdelningar. Det hjälper också avdelningschefer att upptäcka problem som negativt påverkar ROI.

Formeln som används för dess beräkning är: Avkastning på investeringar = (Nettoresultat / Total investering) x 100.

Nettoresultat före eller efter skatt kan användas för att beräkna ROI. Totala investeringar inkluderar investeringar i anläggningstillgångar såväl som rörelsekapital som investerats i verksamheten.

Indikatoranalys

Det är en teknik som används för att analysera finansiella rapporter för ett kommersiellt företag genom att beräkna olika indikatorer.

De indikatorer som används mest av organisationer kan klassificeras i följande kategorier:

Likviditetsindikatorer

De beräknas för att förstå verksamhetens kortsiktiga finansiella ställning och dess förmåga att betala kortfristiga skulder. Den inkluderar den aktuella indikatorn och den snabba indikatorn:

- Kort indikator = Kortfristiga tillgångar / kortfristiga skulder.

- Snabbindikator = Kontanter + Fakturor / kortfristiga skulder.

Solvensindikatorer

De beräknas för att bestämma verksamhetens långsiktiga solvens och dess förmåga att betala av långa skulder. Det inkluderar skuldindikatorn, fastighetsindikatorn, räntetäckningsindikatorn etc.

- Skuldsindikator = Skuld till borgenärer / Aktieägarfond.

- Ägarindikator = Aktieägarfond / Summa tillgångar.

Lönsamhetsindikatorer

De hjälper till att analysera företagets lönsamhetsläge. Till exempel bruttovinstindikator, nettovinstindikator, handelsindikator etc.

- Bruttovinstindikator = Bruttovinst / Nettoomsättning × 100.

- Nettovinstindikator = Nettoresultat / Nettoomsättning x 100.

Omsättningsindikatorer

De hjälper till att veta om resurser används effektivt för att öka effektiviteten i affärsverksamheten. Till exempel indikator för lageromsättning, indikator för omsättningsintäkter, omsättningsindikator för anläggningstillgång etc. Högre omsättning indikerar bättre resursanvändning.

- Indikator för lageromsättning = Kostnad för sålda varor / Genomsnittligt lager.

- Indikator för gäldenärsomsättning = Nettokreditförsäljning / Genomsnittlig kundfordran.

Ansvarsredovisning

Det är ett redovisningssystem där det allmänna deltagandet av olika sektioner, avdelningar och avdelningar i en organisation är konfigurerade som "ansvarscentra".

Chefen för varje centrum ansvarar för att uppnå det mål som ställts in för sitt centrum. Ansvarscentra kan vara av följande typer.

Kostnadscenter

Avser avdelningen för en organisation vars chef är ansvarig för de kostnader som uppstår i centrum, men inte för intäkterna.

Till exempel kan produktionsavdelningen i en organisation klassificeras som ett kostnadscenter.

Intäktscentrum

Avser en avdelning som ansvarar för att generera intäkter. Till exempel marknadsavdelningen.

Vinstcentrum

Avser en avdelning vars chef är ansvarig för både kostnader och intäkter. Till exempel reparations- och underhållsavdelningen.

Investeringscenter

Du är ansvarig för såväl vinster som investeringar i form av tillgångar. För att bedöma investeringscentrets resultat beräknas investeringsavkastningen och jämförs med liknande data från tidigare år för själva centret och för andra liknande företag.

Ledningsrevision

Det hänvisar till en systematisk utvärdering av den allmänna utvecklingen av en organisations ledning. Målet är att granska administrationens effektivitet och förbättra dess prestanda under kommande perioder.

Bedöma den övergripande utvecklingen av att hantera en organisation. Dess grundläggande syfte är att identifiera brister i utförandet av ledningsfunktioner. Det garanterar också uppdatering av befintlig hanteringspolicy.

Säkerställer den nödvändiga modifieringen i befintlig hanteringspolicy och teknik, beroende på miljöändringar.

Kontinuerlig övervakning av ledningens prestanda hjälper till att förbättra kontrollsystemet.

Pert och CPM

PERT (Scheduled Review and Evaluation Technique) och CPM (Critical Path Method) är viktiga nätverkstekniker, användbara för planering och kontroll.

Dessa tekniker hjälper till att utföra en mängd olika ledningsfunktioner som planering, schemaläggning och implementering av tidsbundna projekt som involverar en mängd komplexa, mångfaldiga och sammanhängande aktiviteter.

De används för att beräkna den totala förväntade tiden som krävs för att slutföra ett projekt och kan identifiera flaskhalsaktiviteter som har en kritisk effekt på projektets slutdatum.

Följaktligen är dessa tekniker ganska sammanhängande och adresserar faktorer som tidsplanering och resursallokering för dessa aktiviteter.

Management informationssystem

Ger korrekt, aktuell och aktuell information för att fatta olika ledningsbeslut. Därför är det ett viktigt kommunikationsverktyg, liksom en mycket användbar kontrollteknik.

Detta verktyg ger information till chefer så att de kan vidta lämpliga korrigerande åtgärder i händelse av avvikelser från standarderna.

referenser

1. Toppr (2019). Tekniker för ledningskontroll. Hämtad från: toppr.com.
2. Kalpana (2019). Tekniker för ledningskontroll: traditionella och moderna tekniker. Affärsidéer. Hämtad från: businessmanagementideas.com.
3. Wikipedia, gratis encyklopedi (2019). Ledningskontrollsystem. Hämtad från: en.wikipedia.org.
4. Priyali Sharma (2019). Topp 14 tekniker för kontroll - affärshantering. Ditt artikelbibliotek. Hämtad från: yourarticlelibrary.com.
5. Gaurav Akrani (2011). Kontrolltekniker - 10 typer av kontrolltekniker. Kalyan City Life. Hämtad från: kalyan-city.blogspot.com.
6. Cliffs Notes (2019). Organisationskontrolltekniker. Hämtad från: cliffsnotes.com.