VAD ÄR LIVSCYKELN FÖR DOKUMENT? - KULTURORDFÖRRÅD - 2025

Den livscykel dokument består av en rad steg genom vilka en fil passerar under hela dess livslängd. Dessa faser sträcker sig från skapandet av ett dokument, genom alla dess användningar och ändringar, till det ögonblick att förstöras eller permanent arkiveras.

Begreppet dokumentets livscykel skapades i USA efter andra världskriget. Detta berodde på behovet av att hitta ett lämpligt sätt att hantera ett stort antal filer som hade samlats.

Bildkälla: Wikimedia.org.

Varje disciplin närmar sig livscykeln för dokument på olika sätt, med beaktande av dess fokus och arkivets natur. Till exempel kan livscykeln för ett juridiskt dokument ha olika stadier än i ett akademiskt dokument.

I båda fallen varierar överväganden om hur länge ett dokument ska bevaras, hur det ska lagras eller vad som ska vara dess korrekta användning. På liknande sätt finns det också olika tillvägagångssätt för stadierna i dess livscykel.

Till exempel kan det finnas dokument som inte har något värde för ett företag eller en statlig enhet på grund av deras ålder. Men samma arkiv kan ha ett högt historiskt värde för ett museum.

En annan grundläggande skillnad är den som finns mellan analoga och digitala dokument. Även om vikten ligger i innehållet i dokumenten, innebär förekomsten av digitala filer särdrag i deras hantering och i stadierna i deras livscykel.

Dokumentens tre åldrar

Bild: skjutspelare

1972 föreslog historikern Carlos Wyffels teorin om de tre åldrarna. Enligt detta är dokument objekt som har en viktig process under vilken deras användning omvandlas.

I allmänhet är dokument under intensiv användning omedelbart efter skapandet och under en viss tid. Men med tiden minskas denna användning till det ögonblick då den slutar helt, antingen för att de arkiveras eller förstörs.

Enligt Wyffels är denna cykel som alla dokument går igenom i tre åldrar: den administrativa eller aktiva åldern, den mellanliggande eller halvaktiva åldern och den inaktiva eller historiska åldern.

Administrativ eller aktiv ålder (förvaltningsfil)

Avser den aktiva perioden för ett dokument. Det börjar när det skapas och går igenom olika stadier där det ofta konsulteras, överförs och delas.

Till exempel börjar den administrativa åldern för en nyckelräkning när den genereras. Fortsätt sedan flytta under en begränsad tid - under leverans eller e-post av en brevbärare, när du kontrollerar och när du betalar.

Mellan- eller halvaktiv ålder (central fil)

Det är den period då dokumentet har tappat användbarheten för vilket det skapades. Därför är den inte lika aktiv i användning som i administrativ ålder. Den bevaras dock och kan konsulteras sällan.

Till exempel börjar mellanåldern för en nyckelräkning när den efter betalning arkiveras i en mapp. Det är mycket troligt att det aldrig kommer att konsulteras igen, men det förvaras i händelse av ett problem.

Dokumentens halvaktiva livslängd kan variera beroende på dokumenttyp och beroende på sammanhang. Ett juridiskt dokument, till exempel, kan ha en längre livslängd än en verktygsräkning.

Inaktiv ålder eller historisk ålder (historiskt arkiv)

Avser arkivets sista period. Men inte alla filer har samma destination. Beroende på deras natur kan de göras historiska eller förstöras.

Historiska arkiv är de som har ett kulturellt eller forskningsvärde. Därför söks konserveringsmetoder under detta skede för att bevara dem så fullständigt som möjligt.

Stadier i livscykeln för dokument

Teorin för de tre åldrarna fastställer på ett generellt sätt de grundläggande faserna som alla dokument går igenom. Men det finns också andra mer specifika steg som definierar användbarheten och hanteringen av dokument.

Stegen som ett dokument går igenom beror på dess värde, dess användning och dess sammanhang. Enligt dessa egenskaper fastställs vilka faser den måste gå igenom och vilka är de tekniska och administrativa bestämmelserna för var och en av dem.

Detta är några av de huvudstadier som ett dokument går igenom under hela dess livslängd:

1-Creation: består av skapandet av dokumentet, antingen i tryckt eller digitalt format.

2-lagring: enligt det format i vilket dokumentet har skapats lagras det fysiskt eller digitalt. I vissa fall beaktas även digitaliseringssteget när det är en del av processen.

3-kategorisering: avser organisation, klassificering eller indexering av dokument enligt parametrarna som fastställts i varje sammanhang.

4-Transfer: hänvisar till sändning och / eller leverans av ett dokument enligt dess egenskaper. För närvarande kan detta hänvisa till en leverans med fysisk post eller en leverans per e-post, i förekommande fall.

5-distribution: det här steget hänvisar till dokument som är av allmänt bruk eller behov, därför måste de, efter skapandet, lämnas ut till en viss grupp människor.

6-samarbetsanvändning: för närvarande kan filer ordnas för delad användning och redigering. Denna etapp är nyligen utseende och betraktas enbart för digitala dokument.

7-samråd: hänvisar till det steg där dokumenten är arrangerade med avsikt att de kan konsulteras. Under denna process är bestämmelser om säkerhet och / eller tillgänglighet mycket viktiga, beroende på allmänheten som förväntas få tillgång till informationen.

8-arkivering eller förstörelse: detta är det sista steget i livscykeln för alla dokument. Det motsvarar det ögonblick då det beslutas om det har tillräckligt historiskt värde för att bevaras eller tvärtom, det förstörs.

Betyder att

1. Darmouth College. (SF). Dokumentets livscykel: Definitioner, stödjande teknik och applikationer. Återställd från: dartmouth.edu
2. González, L. (2015). Dokumentens livscykel: Teorin i 3 åldrar. Återställd från: bibliopos.es
3. Larrivee, B. (2013). Vad är en livscykel för elektronisk dokumenthantering? Återställd från: documentmedia.com
4. Rouse, M. (SF). Dokument livscykel. Återställd från: whatis.techtarget.com
5. Yebra, M. (2016). Dokumentets livscykel - Det spanska arkivsystemet. Återställd från: normadat.es.