HUR ÄR ETT HOTELLS ORGANISATIONSSCHEMA? (OCH DESS FUNKTIONER) - JOBB - 2025

Den organisationsschema på ett hotell representerar de jobb som ett hotell måste utföra sin arbetsprocesser, mission, vision och värderingar. Varje hotell, oavsett om det är litet, medium eller stort, behöver en organisationsstruktur för att genomföra sin dagliga verksamhet.

Organisationsschemat används för att dela uppgifter, specificera arbete för varje avdelning och delegera myndighet inom och mellan avdelningar. Det är användbart för människor som arbetar i organisationen, men också för kandidater, nyanställda, investerare, kollaboratörer och andra.

Ovanstående organisationsschema är typiskt för ett 5-stjärnigt hotell, även om ett 4-stjärnigt hotell kan ha samma antal avdelningar eller mer. Antalet stjärnor kan sänkas eller höjas oberoende av antalet avdelningar.

Till exempel kan hotellet "NY King" behålla alla avdelningar och uppgradera från 4 till 5 stjärnor. Eller tvärtom; nedgradera från 5 till 4 stjärnor och behålla alla avdelningar.

Antalet lägenheter kommer att variera beroende på de tjänster hotellet erbjuder. Ett 5-stjärnigt lyxhotell kan ha turisttjänster för kunder, ett gym, en pool, tennisbanor, ett spa, ett diskotek … Ett annat mindre hotell kommer inte att ha dessa extra tjänster och kommer därför inte att behöva så många anställda, vilket minskar antalet avdelningar.

De vanligaste ledande befattningarna på ett hotell är: chef, marknadschef, bokföringschef, personalchef, teknikchef, inköpschef, rumschef och restaurangchef.

Från dessa positioner genereras andra som är underordnade men inte av mindre betydelse för att uppfylla hotellets huvudfunktion; rymmer gäster som ger högsta möjliga kvalitet, beroende på antalet stjärnor på varje hotell.

Vem ansvarar för att göra organisationsschemat för ett hotell?

Normalt är den person som ansvarar för att utföra organisationstabellen i ett företag Human Resources-chef.

Förutom organisationsschemat måste du ha de jobb som är väl definierade i "jobbbeskrivningen" så att varje anställds funktioner är väl definierade. Detta kommer att vara viktigt för att anställa nya anställda och för varje anställd att veta vad de ska göra.

Å andra sidan finns det hotell som har outsourcade personalfunktioner, särskilt mindre hotell som inte ingår i hotellkedjor.

Vanliga jobb på ett hotell och deras funktioner

1- General Manager / Hotel Director

Det är det största ansvarets ställning:

• Han ansvarar för administrationen, kontrollen och utvecklingen av hotellet och kontrollerar att alla andra avdelningsområden fungerar på bästa möjliga sätt.
• Definiera företagets policy och mål som ska uppnås.
• Kontrollera att varje avdelning uppfyller de uppsatta målen och ger utmärkt servicekvalitet.
• Det hanterar hanteringen av personalresurser, marknadsföring, säkerhet, kvalitet och samordning av alla nödvändiga aspekter för att hotellet ska fungera korrekt.

2- Försäljningschef

Förutom att komplettera de andra huvudavdelningarna är dess huvudfunktion att ägna sig åt försäljning och reklam:

• Hitta kunder.
• Present för företaget.
• Erbjud tjänsterna.
• Nära affärer med kunder.
• Utveckla reklamstrategier.
• Främja hotelltjänster.
• Sök potentiella kunder.
• Rapportera försäljningsresultaten till redovisnings- och finansavdelningen.

Expedit

Huvudsyftet med denna position är att stödja arbetet hos din överordnade, chefen och / eller försäljningschefen, kontrollera, klassificera och beställa försäljningen som gjorts, förutom att samla in fakturor för att genomföra rätt process i den administrativa ordningen.

Rumavdelningen är den som ansvarar för att fånga bokningsförfrågningar och kundservice för detta ändamål, samt kontrollera kontroller och betalningar för dem.

Du bör också övervaka att rummen är rena, arbeta nära med receptionister och hushållerska.

De har till uppgift att bestämma tillgängligheten för rummet och ta och bekräfta reservationer.

Bokningsledaren eller chefen ansvarar för att leda avdelningens goda prestanda och bokningsagenterna utför funktionerna för att hantera reservationer med alla olika medel som kommer (media, gruppreservation, online, turer, operatörer, etc.), hantera pengarna från motsvarande insättningar och garantera de bokningar som gjorts.

Försäljningschef

Det är ett av de viktigaste arbetena eftersom du ansvarar för en portfölj av säljare som du måste berätta för dem vad de ska göra.

Han är ansvarig för vad var och en av sina anställda gör, han måste känna till rörelsen för alla konton och om det finns några problem med dem måste han ta ansvar för det.

Du måste tillhandahålla ett detaljerat index över kontoutdragen, ha initiativ för att få viktiga konton för ditt företag.

Företagets framgång eller misslyckande beror på dem, det är en mycket komplex position som kräver en extrem nivå av engagemang och ansvar.

3- Servicechef

Han ansvarar för övervakningen av serviceavdelningen:

• Kontrollera kostnader.
• Få en lojal kundkrets.
• Främja goda relationer mellan anställda.
• Lös tvivel och oro för alla kunders tjänster.
• Uppnå försäljningsmål.
• Led med exempel genom att följa etiska standarder.
• Se till att hög kvalitet erbjuds och att verksamheten är lönsam.

Administration och ekonomi

Det är en viktig ståndpunkt eftersom den har kontroll över administrativa frågor, den måste komma överens med generaldirektören om hur ärenden kommer att fördelas och informera honom om de olika stadierna och händelserna i samband med dem.

Du måste hantera ekonomiska resurser, budgetar, utgifter, utgifter och investeringar i samband med företagets direktorat och enheter.

Den övervakar förvaltningen av ekonomiska resurser, samordnar de förvaltningar som regleras av regeringen, övervakar processerna relaterade till personaladministration.

Hälsar och underhåller leverans och förvärv av materiella resurser, tillgångar och allmänna tjänster för företaget.

Affärsstrategier

Som namnet säger är det ansvaret för att skapa strategier och planer för att komma in på nya marknader och öka styrkorna i företaget, samt förbättra erfarenheten och kunskapen för varje medlem i föreningen eller organisationen.

Hans huvudfunktion fokuserar på direkt ansvar för företagets försäljningsaktiviteter, marknadsföring, marknadsföring och distribution, planering av försäljning, organisering av olika distributioner.

Tilldela mål som ska uppnås med avseende på försäljning enligt produkter och områden, skapa strategiska planer för att förbättra företagets framgång, studera kunder och platser som kan vara mer lämpade att marknadsföra.

Det främjar en atmosfär av teamwork genom att främja försäljningsandan hos den ansvariga personalen.

Analysera möjliga orsaker till problem och kundklagomål.

Utforma policyer för att bestämma priser och försäljningsvillkor.

Skapa planer för att öka utbildningsprocessen för personerna i din avdelning

Det ansvarar för att ta emot, filtrera och distribuera olika procedurer och förbättringar beträffande servicens kvalitet.

Kontrollant och redovisning

Avdelning med ansvar för analys och kontroll av finansiella och redovisningsverksamheter

Det ägnas också åt att utarbeta årliga budgetar, inkomstprognoser, finansiella rapporter, upprättande av rapporter om den ekonomiska situationen, delta i revisioner av kontrollanten etc.

inköp

Det är en mycket viktig position för rätt utveckling av arbetet i företaget eftersom de ansvarar för leveranskedjan och inköp av alla nödvändiga varor för att anläggningen ska fungera effektivt.

Det kan vara inköp för företagets användning som för återförsäljning och / eller råmaterial för produktion av egna produkter.

Denna avgift inkluderar också köp av tjänster relaterade till transport eller marknadsföring.

De ansvarar för användningen av informations- och datorsystem för ledningen av organisationen.

De planerar och styr alla aktiviteter relaterade till informationsteknologi och teknik i det företag som de arbetar för.

De bestämmer affärsmålen för utformning av planer för att uppnå de tidigare angivna målen.

4- Assistentchef

Han ansvarar för att fullgöra alla chefsuppgifter när den senare är frånvarande.

I allmänhet fattar han inte viktiga beslut utan att först rådgöra med chefen, men han har ett beslut om rutinmässiga och vanliga frågor som kan uppstå i hotellets normala drift.

Du måste utbildas med all information och kunskap som krävs för att ta en så viktig position, känna till alla funktioner, personalen, deras uppgifter, ersättare etc.

Dessutom är kunskapen om de juridiska normerna något som inte kan saknas för att undvika att få problem med lagen.

Du måste lösa snabbt och ha en plan B för allt om saker och ting inte går som förväntat.

Quarter Division Manager

Hans jobb består av att planera, övervaka och kontrollera att var och en av de operativa policyn relaterade till hans område utförs:

• Planera och övervaka driften av grupper och konventioner.
• Analysera månadsstatistiken.
• Upprätta standarder och normer för tillhandahållande av tjänster i ditt område.
• Få klagomål som rör ditt område.
• Koordinerar med underhållschefen rätt utförande av sina uppgifter.

Chef för mottagning

Organisera och kontrollera mottagningsavdelningens uppgifter:

• Skapa schemat för din personal.
• Hantera klagomål.
• Den kommunicerar med andra avdelningar vid behov.
• De tar hand om kundservice och löser alla frågor eller problem.
• Han är huvudansvarig för kontakten med klienten.

Hushållerska

Denna avdelning är den med det största antalet anställda som ansvarar för hela hotellet och ansvarar främst för städning av hela anläggningen: både hotellets gemensamma områden och korridorer, kontor, rum etc.

Denna position är oerhört viktig eftersom renlighet är ett hotells telefonkort, en stor del av framgången eller misslyckandet beror på detta.

Du måste få utbildning, de anställda måste vara vänliga och överföra värme till gästerna.

Mat och dryck chef

Han har ansvaret för att övervaka förberedelserna och dekorationen av vart och ett av de rätter och drycker som tillagas i hotellets kökområde, efter recept och standarder som tidigare fastställts av hotellet.

Se till att de anställdas funktioner fungerar korrekt, god hantering av förnödenheter, förhindra att material slösas bort, förbereda menyn, övervaka området med desserter, sprit, allmän lager etc.

Du måste göra de inköp som krävs och kontrollera lagren.

Var kontroll över all personal under din kostnad.

Kapten för kundservice

Ansvarig för chefen för korrekt funktion av de tjänster som erbjuds av restaurangen eller cafeterian.

• Ta emot kunden.
• Han följer med honom till bordet.
• Få förslag.
• Avsluta restaurangen.
• Kontrollera att alla gör sina jobb.
• Kontrollera leveranserna.
• Hjälp servitörer vid behov.

Han har ansvaret för att kontrollera personalen, skapa menyerna, övervaka den rationella användningen av råvaror och andra varor, kontrollera produktionen och kvaliteten på diskarna, bestämma arbetstiden för de andra arbetarna i hans ansvar.

General services manager

Han ansvarar för att utveckla ett årligt program för underhåll och förebyggande av maskiner och utrustning.

Vidta alla nödvändiga åtgärder för att upprätthålla och förbättra fastighetens arkitektoniska förhållanden.

Administration av grundläggande tjänster, stödja de områden som den omfattar, säkerställa säkerheten för fastigheten och dess boende, driva säkerhets- och hygienkommissionen.

Underhållschef

• Du måste fixa alla problem på rekordtid så att produktionen inte avbryts.
• Du måste organisera och koordinera underhållsarbetsorder för all personal som är ansvarig för dig.
• Samordna leverans och mottagande av material som krävs för att utföra underhållsarbete.
• Kontrollera ordningen och kvaliteten på det utförda arbetet.
• Auktorisera borttagning av material lagrat i lagret.
• Vid behov måste den tillhandahålla utbildning om utrustning, material och verktyg som finns i anläggningarna.

Säkerhetschef

Det ansvarar för att förebygga faror på arbetsplatsen.

• Analysera möjliga risksituationer.
• Gör säkerhetsplaner.
• Inspektera teamet.
• Övervaka system.
• Säkrar säkerheten för kunder och anställda.
• Förbered rapporter om allt som har gjorts och har hänt.
• Parkeringskontroll.

Trädgårdschef

Ansvarar för allt som rör trädgården och dess underhåll.

Administrativ chef

Dess funktion är att planera och styra företagets administrativa ledning.

• Hantera relationer med leverantörer.
• Disciplinär kontroll av personal.
• Skapa produktionsstrategier etc.

Chef för mänskliga resurser

Han ansvarar för allt relaterat till kontrollen av mänskliga resurser och arbetar i direktkontakt med General Management och andra chefer.

• Du måste upprätthålla en gynnsam arbetsmiljö.
• Organisera HR-delsystemen.
• Medla konflikter mellan anställda.
• Se till att relationerna mellan anställd och företag är välmående.

Lagerchef

Den kontrollerar ingångar och utgångar för allt material, utrustning, produkter, verktyg och i allmänhet alla fastigheter som ägs av företaget.

Den genomför också revisioner och varulager för korrekt och effektiv kontroll.

Bokföringsassistent

Hans arbete är relaterat till redovisningsuppgifter, bland några av hans många funktioner vi kan hitta:

• Lagerhantering.
• Tjänster betalar.
• Skatteåterbäring.

Administrativ assistent

Dess huvudfunktioner är:

• Behandla korrespondens, ta emot dokument, besvara samtal, besök, arkivera dokument, behandla filer, hålla dagordningen uppdaterad, etc.

Ett annat schema är: