DE 15 VIKTIGASTE KONTORFUNKTIONERNA DU BEHÄRSKAR - JOBB - 2025

De kontorsfunktioner som han dominerar är den administrativa verksamheten som utförs av personalen i ett företag, organisation eller institution och som är nödvändiga för deras verksamhet. Om det görs effektivt blir resultaten vanligtvis mycket bättre än om de görs dåligt.

Kontorsarbete har vanligtvis en vanlig måndag till fredag ​​som börjar klockan 8 eller 9 och varar till 16 eller 17, även om detta varierar beroende på land eller region.

De flesta kontorsjobb kräver grundläggande färdigheter som: flytande muntlig kommunikation, förmågan att skriva, arkivera och lite erfarenhet av kontorsutrustning som datorer, kopieringsmaskiner etc.

Beroende på nivån på den ställning eller ansvar som krävs kräver det att personen har en teknisk, universitets- eller fjärde utbildning.

De huvudkontor funktioner du behärskar

1- Planering

Detta är den första och viktigaste av uppgifterna eftersom den består av att definiera hur organisationsmetoder och strukturer kan bidra till affärsplanen.

Det finns tekniska verktyg som hjälper dessa metoder att senare specificeras i uppgifter som delas ut bland teammedlemmarna, men bara god planering kan garantera att allt hamnar i affärsmålet.

Allmän planering kräver en tydlig affärssyn och en viss hierarkisk nivå inom företaget, men varje teammedlem måste planera sitt arbete så att de kan uppfylla de fastställda målen och tidsfristerna.

2- Transkription och / eller rapportskrivning

En uppgift som dagligen tar tid för dem som arbetar på ett kontor är att skriva, i vilket medium som helst, av rapporter som stöder eller detaljerar deras funktioner eller som tjänar till att förklara för resten av sina kollegor informationen (bakgrund, framsteg, resultat, fördelar och nackdelar). nackdelar osv.) för ett visst projekt.

Dessa dokument fungerar också som en förteckning över verksamheten i den organisation som kontoret tillhör, för framtida granskningar eller granskningar.

3- Delta i möten

Det är möten mellan medlemmarna i ett arbetsgrupp där idéer utbyts om pågående projekt, nya förslag presenteras, presentationer, rapporter eller rapporter delas.

Normalt har de målet att anpassa alla närvarande till att uppnå ett gemensamt mål, tilldela roller, uppgifter och tidsfrister till var och en. De tjänar också till att lösa problem som kan ha uppstått i utförandet av uppgifter.

De har vanligtvis en mycket definierad frekvens, varaktighet och dynamik. På samma sätt registreras det som diskuteras i dem vanligtvis i minuter eller minuter för arkivering.

Vissa organisationer håller möten dagligen, andra flera dagar i veckan, andra varannan vecka och andra varje månad. Mötesfrekvensen beror på varje företag och dess behov.

4 - Planera möten

Det handlar om att samordna agendan för alla människor som måste vara på ett möte på ett sådant sätt att de lyckas sammanfalla på en specifik plats och tid.

Det kan vara en skrämmande uppgift, så att lita på teknik kan vara en bra idé. Det finns applikationer, till exempel ScheduleOnce, som gör att du automatiskt kan schemalägga möten, så att inbjudna kan se tillgängliga datum och välja en tid som är lämplig för dem.

5- Kontrollera företagets e-post

Det är en uppgift som kan ta lång tid. En Adobe-rapport som publicerades 2016, och som resulterade i en självadministrerad undersökning av mer än tusen arbetare, avslöjar att vi tillbringar i genomsnitt 20,5 timmar varje vecka för att kontrollera vårt arbetsmail.

Klassificering, läsning och besvara e-postmeddelanden är en mycket vanlig kommunikationsform och möjliggör utbyte av filer och visningar relaterade till ett projekt eller en organisationsprocess.

Även om företag hela tiden söker efter mer effektiva sätt att hantera e-postmeddelanden finns det också applikationer som Gmms Smart Labels för detta.

Ett annat sätt att effektivisera denna uppgift är att integrera standardmailmallar eller texter som kan skickas med minimala ändringar till olika mottagare och vid olika tidpunkter.

6- Ekonomihantering

I denna uppgift måste det garanteras att pengarna uppfyller sin livscykel vid köp och försäljning av produkter och tjänster; ha alla fakturor skickade, bokförda, betalade och skickade. Naturligtvis finns det kontor som bara gör detta.

Denna aktivitet inkluderar också att hålla finansiella konton och juridiska dokument uppdaterade så att det inte finns några problem med den rättsliga ramen som berör organisationen i fråga.

7- Logistik

Denna funktion säkerställer att alla varor relaterade till företagets arbete transporteras till och från lager och kunder. Det inkluderar också kontakter med leverantörer för att få råvaror för tillverkning av nya produkter.

Målet med denna funktion är att garantera att företaget har i sin besittning allt som krävs för att hålla produktionen av varan eller tjänsten som det kommersialiserar kommer att gå.

8- Väck uppmärksamhet

På ett kontor krävs det också att svara på telefonen, eftersom det är ett kommunikationsmedel med kunder, leverantörer och bland medarbetarna själva.

Även om det verkar vara en enkel uppgift kräver det ett visst protokoll eftersom det kan vara den röst som någon utanför företaget kopplar till sin image. Därför är det viktigt att reglerna om artighet respekteras, en institutionell ton upprätthålls, röstvolymen och det använda ordförrådet är måttligt.

En annan viktig information som ibland förbises när du utför denna funktion är att skriva ner så mycket data som möjligt om personen på andra sidan telefonen; Detta kommer att mata företagets kontaktdatabas och göra det möjligt för dig att följa upp saken som diskuterats korrekt under telefonsamtalet.

9- Filorganisation

De flesta av de uppgifter som utförs på ett kontor genererar vissa dokument: fakturor, anteckningar, protokoll, protokoll, försäljningsrapporter etc.

På digitalt eller på papper är det en mängd information som kräver att någon är ansvarig för att katalogisera, arkivera och skydda den i enlighet med dess viktighetsnivå för verksamheten.

Just denna sista punkt, skyddet av information, är en fråga som har blivit en huvudvärk för många organisationer, varför fler och fler verktyg, protokoll och förfaranden dyker upp som ger säkerhet i filen och överföringen av data. känsliga uppgifter i en organisation.

I vissa fall används externa hårddiskar, medan i andra finns det speciella servrar för dessa fall eller lagringsplattformar i "molnet" som Microsoft OneDrive, Google Drive eller Apple iCloud.

10- Distribution av företagets post

En uppgift som, trots att den inte kräver en mycket hög akademisk utbildning, kräver god organisation, ansvar och en brådskande känsla, är distributionen av korrespondens inom kontoret.

En skiss av en design, kreditkort som skickats av banken, fakturor från en leverantör eller svarsbrev från en statlig enhet, är några av de dokument som alla anställda kan vänta på och som många andra processer inom av företaget.

11- Kundtjänst

Denna funktion består av att fysiskt betjäna kunder med frågor eller klagomål om de produkter eller tjänster som erbjuds av företaget.

12- Skriva ut och kopiera dokument

Den består av att skriva ut dokumenten som måste förvaras fysiskt eller att kopiera de som måste förvaras i duplikat eller levereras till företagets anställda.

13 - Kandidatintervjuer

Detta är en av uppgifterna för personalvalsprocessen. De kan utföras individuellt eller i grupper, det vill säga med fokus på en enda kandidat eller på flera.

14- Köp av leveranser och kontorsmaterial

Kontorsmaterial är viktigt för dess effektivitet. Skrivmaterial, skrivarbläck, förpackning eller papper bör alltid finnas tillgängliga, så det bör finnas någon som ansvarar för deras hantering.

15- Administrativa funktioner

Administrativa förfaranden är viktiga för att ett företag ska kunna upprätthålla stabilitet och kunna uppnå affärsframgångar. Att vara medveten om juridiska frågor, pappersarbete och andra byråkratiska system är några av dessa funktioner.

referenser

1. Audra Bianca (s / f). Kontorsorganisation & tips om planering. Återställs från: smallbusiness.chron.com.
2. Biz Trend (2015). 7 kontorsuppgifter du kan och bör automatisera. Återställd från: es.sba.gov.
3. Dewei Caitlin (2016). Hur många timmar i ditt liv har du slösat bort med e-post? Prova vår deprimerande kalkylator. Återställd från: washingtonpost.com.
4. Laurie Reeves. Lista över jobb som arbetar på ett kontor. Återställs från: work.chron.com.
5. Vad gör en kontorsassistent? Återställs från learning.org.
6. Vad exakt gör människor i kontorsjobb. Återställd från: reddit.com.