DE 7 HUVUDFUNKTIONERNA FÖR EN ADMINISTRATIV ASSISTENT - JOBB - 2025

En administrativ assistents funktioner är uppgifter som hjälp och ackompanjemang till de normala aktiviteter som ett företag utvecklar. Därför är de viktiga för en effektiv drift av samma.

Dessa aktiviteter är vanligtvis varierande beroende på affärsområdet för det företag där de arbetar. Till exempel på specialiserade kontor som advokatbyråer har assistenter vanligtvis specifik utbildning för att utföra vissa aktiviteter.

Men det finns funktioner som är gemensamma för alla områden som vanligtvis handlar om distribution och hantering av information på kontoret. Detta inkluderar hantering av dokument, arkiv och organisering av evenemang.

Men dessa aktiviteter kan bli mycket mer omfattande. Vid vissa tillfällen måste administrativa assistenter också ta hand om behandlingen av redovisningsinformation och till och med garantera driften av företagets tekniska resurser.

De sju huvudfunktionerna för en administrativ assistent

1- Dokumenthantering

En av huvudfunktionerna för en administrativ assistent är att hjälpa kontorets medlemmar med dokument- och filhantering.

Vanligtvis är denna uppgift relaterad till lagring, organisering och hantering av filer.

Vid vissa tillfällen kan det dock också vara nödvändigt för dem att skriva, redigera och granska dokument.

I vissa företag uppmanas de till och med att ta diktat av brev eller anteckningar och registrera protokollet från de möten som äger rum.

I vissa fall, till exempel när det gäller ett advokatbyrå, krävs specialutbildning för att kunna utföra dessa funktioner: den administrativa assistenten kommer att behöva förstå terminologin och rättsliga förfaranden.

Å andra sidan behöver administrativa assistenter som arbetar inom det medicinska området olika färdigheter. De måste ha den nödvändiga utbildningen i att hantera patienter och läsa medicinska rapporter.

2- Eventplanering

Office-evenemangsplanering är också ofta administrativa assistenter. Storleken på detta ansvar kan variera beroende på företagets storlek.

Ett evenemang kan helt enkelt vara ett möte eller affärslunch, men det kan också vara en större konferens eller företagsfest.

I båda fallen måste deltagaren hantera alla kriterier relaterade till händelsen.

Detta inkluderar att kontakta leverantörer, boka, välja menyer och dekor. Men det inkluderar också att kontakta, bjuda in och bekräfta deltagare, talare och föreläsare om detta är nödvändigt.

3 - Personlig uppmärksamhet på användare och besökare

Kundtjänst är vanligtvis en av de vanligaste uppgifterna för administrativa assistenter. Publiken som uppmärksamheten är inriktad på beror alltid på företagets storlek och dess affärsinriktning.

För små företag som betjänar allmänheten direkt kan den administrativa assistenten krävas att träffa kunder.

När detta händer syftar deras arbete till att vägleda och betjäna dem under deras passage genom företagets anläggningar.

I större företag måste den administrativa assistenten delta i besökare av annan art, till exempel partners eller stora leverantörer.

I detta fall kommer deras uppdrag att vara vägledande dem i uppfyllandet av deras agenda och möten med ledningen eller andra områden i företaget.

4- Telefon och virtuell uppmärksamhet

I kategorin kundservice ingår telefon- och virtuell hjälp. När det gäller telefonhjälp ingår orienteringen av klienter och partners samt organisering och administration av dagordningar.

När det gäller virtuell uppmärksamhet kommer uppgifterna att bero på de kanaler som företaget tillhandahåller för kundservice eller informationshantering.

I vissa fall handlar det om att hantera e-post, svara på, vidarebefordra eller arkivera meddelanden efter behov.

I andra fall, när de virtuella kommunikationskanalerna är mer mångsidiga, kan andra uppgifter inkluderas, till exempel att sköta allmänheten via chatsystem eller till och med svara på frågor via företagets sociala nätverk.

I stora företag är det vanligt att det finns personal specifikt inriktade på att ta hand om dessa kommunikationskanaler. När företag är små lämnas denna uppgift ofta till administrativa assistenter.

5- Administration av dagordningar

Att hantera dagordningar är ofta en av de viktigaste uppgifterna för administrativa assistenter.

Detta ansvar inkluderar mottagande av förfrågningar om möten per telefon, personligen eller online, och att organisera dem i dagordningen enligt fastställda kriterier.

Det inkluderar också schemaläggningsmöten inom och utanför företaget, arbetslunch och affärsresor.

I de senare fallen är det också assistentens ansvar att boka flyg, hotell, restauranger eller mötesrum vid behov.

6- Redovisning

Administrativa assistenter är ibland ansvariga för att övervaka och registrera utgifter som uppstår inom företaget. Dessa uppgifter kan vara enkla, som att registrera vissa utgifter på ett kalkylblad.

I vissa fall är assistenten skyldig att ha utbildning för utveckling av mer komplexa uppgifter. Till exempel kan ditt ansvar inkludera rapportering av redovisning till ledningen.

Vanligtvis beror detta på företagets storlek. Ett stort företag har vanligtvis mer specialiserade roller; i dessa hanteras bokföringsinformationen av en person som är anställd för detta ändamål.

En av de grundläggande färdigheterna för alla administrativa assistenter är dock att behärska kontorsprogramvara, till exempel Microsoft Excel.

7- Teknologisk ledning

Hanteringen av tekniska resurser är också en del av funktionerna för administrativa assistenter. I detta avseende är ditt ansvar att se till att alla verktyg som krävs för att driva företaget fungerar bra.

Detta inkluderar att göra säkerhetskopior av informationen i datorutrustning och uppdatera antivirus, bland andra uppgifter.

Å andra sidan inkluderar det hantering av utrustning som projektorer och bärbara datorer.

Det innebär också översyn och underhåll av utrustningen som är nödvändig för den normala utvecklingen av de aktiviteter som är under dess ansvar.

Det betyder inte att den administrativa assistenten måste ha teknisk kunskap. Dess arbete består specifikt i att anställa teknisk personal för att regelbundet utföra underhåll av utrustningen för att undvika motgångar.

referenser

1. Bucky, J. (2017). Arbetsuppgifterna för verkställande sekreterare och administrativa assistenter. Återställd från: thebalance.com
2. Karriärbyggare. (2016). Arbeta som administrativ assistent - Ett utmärkt val för generalister. Återställd från: Caribbeanbuilder.com
3. Pffefer, J. (2016). Vad gör en medicinsk administrativ assistent? Återställd från: rasmussen.edu
4. Study.com. (SF). Uppgifter för en administrativ assistent. Återställd från: study.com