En utgiftspolicy är ett format som fungerar som ett fysiskt bevis på ett utflöde av pengar från ett företag eller företag. Det används i redovisning i syfte att beskriva rörelsen i detalj och åtföljs vanligtvis av andra kuponger för operationen.
Bokföring är en disciplin som syftar till att kontrollera alla transaktioner som inträffar i ett företag eller företag vid inresa eller utgång av pengar.
Detta innebär att varje gång en kostnad görs, en investering, löner eller andra typer av utgifter betalas, eller tvärtom mottas medel för kundbetalningar och andra inkomster, måste företagets administrationsavdelning lämna dessa operationer registreras i ditt bokföringssystem.
Precis som en person måste betala för det de köper, måste ett företag göra detsamma, även om det är på ett lite mer komplex sätt, och av den anledningen använder det redovisningssystem.
För varje typ av operation finns det ett specifikt registreringsformat och utgångspolicyn, som förklarats i början, fungerar som bevis på de betalningar som gjorts.
Nämnda betalningar utfärdas till de olika leverantörerna av varor och tjänster i företaget. Till exempel kräver varje företag grundläggande tjänster som el, internetuppkoppling, vatten etc.
Du måste också köpa förnödenheter för att kunna göra ditt jobb: pappersvaror, kontorsmaterial, fordon etc., och när det gäller tillverkningsföretag måste de köpa råvaror för att tillverka sina produkter.
Det finns många betalningar som ett företag måste göra för att uppfylla sitt mål och var och en av dem måste registreras. Dessutom måste varje betalning eller uttag av pengar godkännas av motsvarande avdelning eller avdelningar.
Egenskaper för en utgiftspolicy
Informationen som bör inkluderas i en typisk exitpolicy är följande:
- Kopia av check eller elektronisk överföring som betalningen görs med.
- Begreppet betalning, det vill säga vilken tjänst, insats, skatt osv. Avbryts.
- Underskrift av godkännande av betalningen av den ansvariga avdelningen.
- Datum då betalningen gjordes.
- Betalningens belopp eller det totala beloppet.
- Leverantörsidentifiering.
- Underteckningen av leverantören eller personen som mottog betalningen.
Det är nödvändigt att bifoga andra ansvarsbevis till ansvarsfrihetsformuläret såsom:
- Leverantörens faktura (eller motsvarande vid skattebetalningar, lönebetalningar och andra som inte har en faktura till sin natur)
- Beställningen, som är ett annat format där begäran görs till leverantören för leveranser eller föremål som krävs. Till exempel, om ett företag behöver pappersark, utfärdar det en inköpsorder till sin brevpappersleverantör och begär ett visst antal ramar eller paket med ark.
Genom att inkludera dessa dokument är det lättare att motivera utgifterna och hitta användbar information vid eventuella fel i leveransen av de köpta artiklarna eller andra besvär senare.
Dessutom är det bekvämt att hålla relaterade dokument i ett enda paket, som ett effektivt sätt att organisera bokföringsfilerna för att underlätta framtida referens såväl som tillräcklig kontroll.
Exempel
Nedan visas ett exempel på en utgiftspolicy eller en checkpolicy, som det också kallas i vissa fall:
Relaterade begrepp
Fälten nedanför rutorna "betalningskoncept" och "mottagen av" fylls med motsvarande information enligt var och en av följande definitioner:
ett.
Det är numeriska koder som identifierar rörelsetypen och dess klassificering. Till exempel finns det konton som är förknippade med försäljning, produktionskostnader, banker etc. Tillgångar och skulder är normalt klassificerade.
två.
Det är specificerade konton, det vill säga mer specifika och detaljerade. Ett exempel skulle vara:
Konto: 110 - banker
Underkonto 1: 110.1 - Bank X
Underkonto 2: 110,2 - Bank Y
3.
Den hänvisar till namnet på kontot som sådant snarare än till dess kod. I exemplet ovan skulle det vara "banker".
Fyra.
Det är det detaljerade beloppet som motsvarar var och en av de underkonton som ingår i policyn. Om det bara finns ett underkonto är det inte nödvändigt att ange detta värde.
5.
Varje bokföringskonto representeras i skriftlig form som en "T", det vill säga som en tabell med två kolumner, där kontoens namn och motsvarande belopp anges i en eller annan kolumn (höger eller vänster).
Kolumnen till vänster identifieras som "Skuld" och kolumnen till höger är märkt "Kredit".
Som nämnts ovan. Det finns tillgångar och skulder.
Tillgångar är i princip företagets tillgångar, allt som kan betraktas som dess egendom. Skulderna är skulderna.
Tillgångskonton ökar i värde med de belopp som skrivs i kolumnen "Skuld" och minskar med "Kredit". Det motsatta sker med ansvarskonton.
6.
Det kallas också "balans". Det är resultatet av att subtrahera värdet på debet minus kredit.
När det gäller rutorna "Utförd av", "Granskad av" och auktoriserad av "placeras namnen på eller signaturerna på de personer som är involverade i utfärdandet och godkännandet av policyn. Detta kan variera beroende på kriterierna för varje företag.
Rutorna "Hjälp- och" Journal "anger namnen på de personer som skickade informationen till Hjälp- och journalböckerna, som är andra typer av poster som ingår i hela bokföringssystemet.
Politiknumret är ett sätt att identifiera dokumentet så att det är relaterat till tidigare policyer, det vill säga att de är i följd. Varje företag kan skapa sin egen nomenklatur om denna aspekt.
För närvarande finns det datoriserade bokföringssystem som underlättar registrering av verksamheter som utförs av företag.
Det är viktigt att de uppfyller kraven som fastställts av skattemyndigheterna i varje land.
referenser
- Vad är skulden i redovisning? Återställd från: reviso.com
- Vad är kredit i redovisning? Återställd från: reviso.com
- Måste och ha. Återställd från: economia.ws
- Molina, V. (2002). Redovisning för icke-revisorer. Mexiko, ISEF finanspolitiska upplagor
- Vad är aktivt och passivt. Återställs från: significados.com/activo-y-pasivo
- Vad är redovisningsprinciper i elektronisk redovisning. Återställd från: clickbalance.com
- Vad är en kupong? Återställs från: accountingtools.com
- Vad är skillnaden mellan en faktura och en kupong? Återställs från: accountingtools.com