PROCESSREENGINEERING: TYPER, MODELLER, FASER OCH EXEMPEL - DUDAS - 2025

Den Process Reengineering är en affärsstrategi som fokuserar på analys av arbetsflöden och affärsprocesser i en organisation i syfte att uppnå betydande förbättringar i prestanda, produktivitet och kvalitet.

Det är praxis att ompröva och omplanera hur arbetet utförs för att bättre stödja en organisations uppdrag och minska kostnaderna. Affärsprocessen avser uppsättningen sammankopplade uppgifter eller aktiviteter som utförs för att uppnå ett specifikt resultat.

Källa: pixabay.com

Det börjar med en högbedömning av organisationens uppdrag, strategiska mål och kundbehov. Grundläggande frågor ställs, som behöver uppdraget omdefinieras? Är de strategiska målen i linje med uppdraget? Vem är kunderna?

Ett företag kan upptäcka att det verkar under tveksamma antaganden, särskilt när det gäller kundernas behov och önskemål. Först efter att organisationen har övervägt vad den ska göra beslutar den hur man ska göra det bättre.

Fokusera på processer

Inom ramen för den grundläggande bedömningen av uppdrag och mål fokuserar reengineering på organisationens processer, steg och procedurer som styr hur resurserna används för att skapa produkter och tjänster som uppfyller kundernas behov. eller särskilda marknader.

Reengineering identifierar, analyserar och omarbetar en organisations kärnverksamhetsprocesser med målet att uppnå dramatiska förbättringar av kritiska prestandaåtgärder som kostnad, kvalitet, service och hastighet.

Informationsteknologi ses som fungerar som en möjlighet att skapa nya former av organisation och samarbete, snarare än att stödja befintliga affärsfunktioner.

Processreengineering härleder sin existens från olika discipliner och fyra huvudområden kan identifieras som kan förändras: organisation, teknik, strategi och människor. En processvy används som en gemensam ram för att ta hänsyn till dessa områden.

typer

Det finns tre olika typer av processreengineering som alla företag kan starta:

Omförberedande för kostnadsförbättring

Denna typ av omförhandling kan leda ett företag till extraordinära kostnadsminskningar för icke-kritiska processer, antingen radikalt förändra dessa processer eller till och med eliminera dem helt.

Det går långt utöver vad som kan uppnås med de vanliga ansträngningarna att sänka kostnaderna.

Reengineering för att vara mer konkurrenskraftig

Med ansträngningen för denna typ av omförhandling försöker den att fördjupa de huvudsakliga processerna som produceras i verksamheten.

Detta är avsett att bli det bästa i sin klass, på världsklassnivå, samtidigt som man uppnår konkurrenskraftig likvärdighet med företag som tidigare satt regler och fastställt industristandarder.

Reengineering för en radikal innovationspunkt

Denna typ av reengineering syftar till att lokalisera och genomföra radikala innovationspunkter, ändra de befintliga reglerna och skapa en ny definition av de bästa i klassen för alla företag som försöker bli en.

modeller

ADKAR-modell

Modellen fokuserar på förändringselementet hos människor, specifikt hur man kan säkerställa att de anställda som är involverade stödjer och tror på förändringen.

Efter att ha gjort detta flyttar modellen för att titta på affärsdimensionen, med fokus på att identifiera behovet av förändring, de mål som måste uppfyllas, hur dessa mål ska uppnås och tidsskalan i vilken den kommer att slutföras.

Både de affärsmässiga och personliga dimensionerna måste noggrant vårdas för att implementera en framgångsrik förändringsstrategi. Det finns fem viktiga steg för att säkerställa anställdas stöd.

medvetenhet

Anställda måste vara medvetna om exakt vilken förändring som sker och varför det är nödvändigt. Om de anställda inte är medvetna om dessa saker kan de tappa motivation och inriktning inom strategin.

Ledningen spelar en avgörande roll för att säkerställa att de anställda är fullt medvetna om alla delar av förändringsprocessen.

Önskar

Stöd för förändringsstrategin bör komma naturligt från anställda. Snarare än att tvinga förändringar på anställda, inklusive dem i projektvisionen och utvecklingen kommer att garantera deras stöd för slutresultatet.

Kunskap

Reengineering kommer sannolikt att medföra en förändring i anställdas rutin och färdigheter samt en allmän förändring i organisationen.

Av detta skäl måste de anställda få fullt stöd för att förvärva och utveckla dessa färdigheter.

Skicklighet

Denna kunskap måste utvecklas, men den kan bara hända om individer har den nödvändiga färdigheten.

Förstärkning

Förändringsprocessen och belöningen för individer som ändrar sina metoder bör förstärkas efter att förändringen har skett. Detta säkerställer att anställda motstår frestelsen att glida tillbaka till gamla vanor.

Broar övergångsmodell

Huvudstyrkan för modellen är att den fokuserar på övergång, inte förändring. Skillnaden mellan dessa är subtil, men viktig.

Förändring är något som händer med människor, även om de inte håller med om det. Å andra sidan är övergången vad som händer i människors sinne när de går igenom förändring.

Förändring kan ske mycket snabbt, medan övergången vanligtvis sker långsammare.

Modellen belyser tre övergångsfaser som människor går igenom när de upplever förändring. Dessa är:

- Uppsägning, förlust och släpp.

- Neutral zon.

- Ny början.

Bridges säger att människor går igenom varje etapp i sin egen takt. Till exempel kommer de som är bekväma med förändring förmodligen att gå snabbt till tredje etappen, medan andra kommer att stanna i första eller andra etappen.

faser

Omarbetning av affärsprocesser är inte en lätt uppgift. Om inte varje fas är framgångsrik kan ändringsförsök misslyckas.

Identifiera och kommunicera behovet av förändring

En utredning måste göras. Vilka processer kanske inte fungerar? Är konkurrensen bättre eller sämre än företaget i vissa avseenden?

När all information är tillgänglig bör en mycket komplett plan utvecklas med deltagande av ledarna för de olika avdelningarna.

Ledningen måste spela rollen som säljare. Du kommer att behöva förmedla den stora visionen om förändringen och visa hur det kommer att påverka även de lägst kvalificerade medarbetarna.

Sätt in expertteam

Precis som med alla andra projekt behöver processreengineering ett team av högt utbildade och motiverade människor som kommer att utföra de nödvändiga stegen. I de flesta fall består teamet av:

Högre chef

När det gäller att göra en större förändring behöver du tillsyn av någon som kan fatta beslut och vem du ska kontakta direkt.

KUTTRA

Någon som känner till komplikationerna i processen kommer att behövas. Där intervenerar operationschefen, har arbetat med processerna och kunnat bidra med sin enorma kunskap.

Reengineering experter

De rätta ingenjörerna behövs. Reengineering processer kan kräva expertis inom flera olika områden, från IT till tillverkning.

Hitta ineffektiva processer och definiera viktiga prestationsindikatorer (KPI)

Rätt KPI måste definieras. KPI: er varierar vanligtvis beroende på processen som optimeras.

Då måste processerna följas individuellt. Det enklaste sättet att göra detta är genom att kartlägga dina affärsprocesser.

Det är mycket lättare om du har allt att skriva steg för steg. Det är här den operativa chefen kommer till nytta, eftersom det underlättar processerna att definiera och analysera.

Det mest grundläggande sättet att arbeta med processer är genom flödesscheman. Ta en penna och papper och skriv ner processerna steg för steg.

Om du har mer kunskap om teknik kan användning av programvara för processanalys göra allt mycket lättare.

Omdesign processer och jämför KPI: er

Just nu är det inte mycket att lägga till. Det som nu måste göras är att fortsätta implementera teorierna och se hur KPI: er upprätthålls.

Om KPI: erna visar att den nya lösningen fungerar bättre, kan du börja skala lösningen långsamt och implementera den i fler och fler affärsprocesser.

exempel

Ford Motors

På 1980-talet gick den amerikanska bilindustrin genom en lågkonjunktur. För att minska kostnaderna beslutade Ford att noggrant analysera affärsprocesserna för några av sina avdelningar och försöka hitta ineffektiva processer.

De märkte att mer än 500 personer arbetade i bokföringsavdelningen. Som jämförelse arbetade cirka 100 personer i samma avdelning på sin konkurrent Mazda.

Trots att Ford var ett större företag satte det ett mätbart mål som var att minska antalet anställda på den avdelningen till bara 200 personer.

De startade ett process för reengineering för att ta reda på varför avdelningen hade så många anställda. De analyserade det nuvarande systemet och fann att det fungerade enligt följande:

- När inköpsavdelningen skrev en inköpsorder skickade den en kopia till kundavdelningen.

- Därefter mottog avdelningen för materialkontroll varorna och skickade en kopia av dokumentet relaterat till leverantörsskulder.

- Samtidigt skickade leverantören ett kvitto för de varor som levererades till betalningsskulder.

Helt ny process

Kontokontor som skulle betalas var tvungna att matcha de tre beställningarna och genom att matcha dem utfärdade han betalningen manuellt. Denna process krävde mycket arbetskraft i avdelningen.

Istället för att göra mindre förändringar utvecklade Ford en helt ny process. Informationsteknik spelade en viktig roll i denna nya process.

De utvecklade en databas till vilken ett meddelande skickades när inköpsavdelningen hade gjort en beställning.

När materialet levererades kom en lageranställd in dem i datorn. På detta sätt kunde han omedelbart verifiera om det levererade materialet var i ordning, så att de betalades automatiskt senare.

På detta sätt eliminerades fullständiga konton som skulle betalas från att försöka matcha order, vilket minskade antalet kontorister med 75%.

Taco Bell

Taco Bell byggde om sin verksamhet och fokuserade mer på serviceaspekten och centraliserade tillverkningsområdet.

Med skapandet av K-Minus-programmet förbereddes nu kött, majs, bönor, sallad, ost och tomater för deras restauranger utanför restaurangen. På restauranger samlades dessa beredda ingredienser endast när en kund begärde dem.

Några av framgångarna med detta nya sätt att arbeta var ökad medarbetares motivation, bättre kvalitetskontroll, färre olyckor, större besparingar och mer tid att fokusera på kundservice.

Fördelar och nackdelar

-Fördel

Minska kostnader och cykeltider

Processreengineering reducerar kostnader och cykeltider genom att eliminera oproduktiv verksamhet och de anställda som utför dem.

Teamomorganisation minskar behovet av olika nivåer av ledning, påskyndar informationsflöden, eliminerar fel och omarbetar orsakade av flera överföringar.

Förbättra kvaliteten

Processreengineering förbättrar kvaliteten genom att minska arbetsfragmenten och etablera tydligt ägande av processer.

Arbetarna tar ansvar för sin produktion och kan mäta deras prestanda baserat på snabb feedback.

Öka produktiviteten

Målet med processen att förbereda om är att modernisera föråldrade processer och ger ofta tidsbesparande resultat. Till exempel kan organisationen upptäcka att en viss process kan genomföras av två anställda istället för fyra.

Kundorientering

Genom att byta från uppgiftsinriktad till processorienterad ligger fokus på kunden. Detta har fördelen att alla irrelevanta processer snabbt kommer fram till varefter de enkelt kan tas bort eller modifieras.

Förbättra konkurrenskraften

Vanligtvis märks de förändringar en organisation gör gradvis. Men för att förbli konkurrenskraftig och tillgodose kundens behov måste du agera på lämpligt sätt.

Genom processreengineering implementeras radikala förändringar på relativt kort tid.

-Disadvantages

Personalanpassning

Vissa arbetare kanske inte anpassar sig till förändringarna, och nya chefer kan känna sig överväldigade. Andra arbetare blir föråldrade om deras primära roll tas bort som en del av processgranskningen.

Om en anställd på måndag morgon hör att hela deras arbetsbeskrivning har ändrats, kan det verka oroande.

Det är därför det är mycket viktigt att de ändringar som genomförs kommuniceras väl till den anställda.

Kräver investering

Processreengineering kräver vanligtvis investeringar, särskilt inom teknik. Föråldrade metoder, som att utföra en uppgift manuellt, ansikte ersätts av datorprogram.

Programmen förbättrar effektiviteten och minskar fel, men företaget måste investera i programvara och utbildning, ett dyrt alternativ för företag som vill skära ut kostnader omedelbart.

referenser

1. Wikipedia, gratis encyklopedi (2019). Omprocessering av affärsprocesser. Hämtad från: en.wikipedia.org.
2. Sonia Pearson (2019). Business Process Reengineering (BPR): Definition, steg, exempel. Tallyfy. Hämtad från: tallyfy.com.
3. Janse (2018). Business Process Reengineering (BPR). ToolsHero: Hämtad från: toolshero.com.
4. Katayoun Atefi (1997). Formella modeller för omprocessering av affärsprocesser för design och designvalidering. Hämtad från: eil.utoronto.ca.
5. Clever ISM (2019). Att göra ditt företag mer konkurrenskraftigt med omprocess för omarbetning av affärsprocesser (BPR). Hämtad från: smartism.com.
6. Företagets organisation (2017). Typer av reengineering. Hämtad från: organisacionempresa.xyz.
7. Business Jargons (2019). Omprocessering av affärsprocesser. Hämtad från: businessjargons.com.
8. Anna Assad (2017). Nackdelarna och fördelarna med BPR. Bizfluent. Hämtad från: bizfluent.com.