KORRESPONDENSENHET: FUNKTIONER, STRUKTUR, VIKT - KULTURORDFÖRRÅD - 2025

Den korrespondens Enheten är en arbetsstation som tar emot, klassificerar, register och centralt distribuerar intern och extern kommunikation och dokument för alla medlemmar i en organisation mellan de olika divisionerna. Dess mål är att garantera att de levereras till sin mottagare effektivt, snabbt och under de bästa förhållandena.

Privata och offentliga enheter eller företag implementerar detta dokumenthanteringsprogram för att effektivisera korrespondenskontrollprocesser. Det är en process som är integrerad i organisationsdynamiken och gör det möjligt att uppnå företagets mål.

Korrespondensenheten säkerställer effektiv och snabb leverans av information inom ett företag. Källa: pixabay.com

Från antika arkiv till den digitala tidsåldern är denna avdelnings organisationsmetod avsedd att möjliggöra enkel tillgång till dokumentär information av intresse och att skydda kontrollposter, filer, procedurhandböcker och all historik om företag i fysiskt och / eller digitalt format.

För närvarande finns det mjukvara utvecklad för att påskynda dokumenthantering, vilket har haft en positiv inverkan på miljön, eftersom den fysiska filen tenderar att försvinna och konsumtion av papper undviks.

Likaså görs leverans eller mottagande av korrespondens via intranätet och extranätet mer dynamiskt och snabbt.

Funktioner

Korrespondensenheten har specifika funktioner som är avsedda att dokumentera, organisera och effektivt distribuera korrespondensen som innehåller information som är inneboende för företaget eller tjänsten som tillhandahålls, samt all viktig dokumentation för att stödja den administrativa och organisatoriska aktiviteten.

De specifika funktionerna för korrespondensenheten inkluderar följande:

- Kontrollera inmatning och utgång av dokument.

- Distribuera kommunikation till motsvarande områden.

- Processkorrespondens och kommunikation som genereras internt och externt.

- Skanna dokument.

- Beställa, klassificera och beskriva dokumenten för företagets dokumentarfond.

- Bevara och kontrollera dokumentärproduktion.

- Tilldela på varandra följande nummer till korrespondensen som produceras eller tas emot (arkivering).

- Välj de dokument och kommunikationer som ska bevaras och överför dem till det centrala arkivet.

Strukturera

Korrespondensenheten är organiserad efter företagets eller institutionens storlek och egenskaper. Det beror generellt på ett huvudkontor som är uppdelat i två underenheter: en för inresa och en för utgång.

Varje underenhet har specifika funktioner som syftar till administration och kontroll av allt som har att göra med både intern och extern korrespondens. Dessa typer av enheter är strukturerade enligt följande:

Ledarskap

Den definierar regler och policyer som rationaliserar, standardiserar och reglerar produktionen av dokument, distributionsmetoder, sändning och mottagande av korrespondens och uppdragen till avdelningens medlemmar. Det vill säga, på ett koordinerat sätt anordnar de dokument- och arkivhanteringsprocessen och dess effektiva systematisering.

Matchande underenhet

Hon ansvarar för att implementera distributions- och kontrollmetoderna inom dokumenthanteringsområdet baserat på de policyer och regler som fastställts av företaget. Detta är uppdelat i:

Inkommande korrespondens

Det är de dokument som anländer och riktas till institutionens olika avdelningar. Dokument tas emot i detta område. Innan mottagandet av kvittot förseglas måste det verifieras att:

- De är verkligen avsedda för institutionen eller företaget.

- Målet är inneboende för institutionen eller företaget.

- De är vederbörligen förseglade och signerade.

- Eventuella bilagor är kompletta. Om de inte är det, måste fordran göras omedelbart skriftligen eller muntligt till emittenten.

- Underenhetsstämpeln anbringas med datum och tid för mottagande.

Kontroll och leverans

Därefter klassificeras dokumenten genom att placera symbolen som motsvarar den avdelning där de måste skickas. Registrering utförs enligt de viktigaste kontrolldata, såsom mottagningsdatum, avdelning till vilken det är avsett, registreringskontrollnummer och den ursprungliga avsändarens data.

Efter detta dokumentations- och klassificeringssteg genomförs distributionen, som består av att skicka korrespondensen till varje avdelning eller byrå. Nämnda avdelning kommer att fortsätta att sätta stämpeln för bekräftelse på mottagande och avtal.

I händelse av att det fastställs att ett dokument inte riktas till institutionen eller inte ligger inom dess behörighet, kommer det att returneras till avsändaren av ursprung med vederbörlig förklaring.

Utgående korrespondens

Detta område ansvarar för mottagande av korrespondens och dokument från var och en av avdelningarna i företaget eller institutionen och organiserar dem efter deras destination. Det kommer att skicka sändningen genom de relevanta kanalerna när de validerar följande:

- Dokumenten måste skrivas på institutionellt papper.

- Dokumenten måste vara signerade (både originalet och kopian).

- Bilagor måste bifogas.

- Mottagarens och adressuppgifterna måste vara korrekta.

- Utcheckning och utcheckning måste visas med datum och kod.

Efter att ha granskat och godkänt de uppgifter och egenskaper som fastställts för leveransen fortsätter vi att bevilja mottagningsbevis.

Detta område påtar sig ansvaret för att skicka och leverera till destinationerna efter att ha klassificerat dem enligt rutten (med post, personligen eller direkt, genom ett utbyte, bland andra).

Kuverten kommer att märkas och dokumenten som de innehåller kommer att identifieras i leveranskontrollerna eller fakturorna enligt de sätt på vilka de skickas. Du måste returnera en kopia av de stämplade och signerade dokumenten som bevis på mottagandet.

Slutligen arkiveras de i alfabetisk, numerisk, tematisk eller kronologisk ordning för att utföra utcheckningen och upprätta kontroll.

Betydelse

Korrespondensenheten är ett känsligt och mycket konfidentiellt område. Det beror på detta att relationer och kommunikationer inom och utanför institutionen genomförs på ett effektivt och snabbt sätt.

Vikten av korrespondensenheten beror på att det är enheten som måste garantera bevarande, vårdnad och bevarande av de handlingar som utgör institutionens eller företagets minne.

Huvudmålet är att tillhandahålla tillgång till den skriftliga informationen som hanteras inom företaget i tid.

referenser

1. "Korrespondensenhet" vid universitetet i Santiago de Cali. Hämtad 8 juli 2019 från University of Santiago de Cali: usc.edu.co
2. Gutiérrez, E. "4 steg för att korrekt utforma och organisera ditt företags register" i De är inte papper. Hämtad 8 juli 2019 från Inga papper: nosonpapeles.com
3. Escobar, C. "Organisation av dokument" i aktiviteter. Hämtad 8 juli 2019 från Aktiviteter: blogspot.com
4. "Interna bestämmelser för arkivering och korrespondens" i den nationella brandvårdsavdelningen i Colombia. Hämtad 8 juli 2019 från National Fire Department of Colombia: brandmän.mininterior.gov.co
5. "Korrespondens- och arkivenheter i den federala offentliga sektorn" Monterrey Institute of Technology and Higher Studies. Hämtad den 9 juli 2019 från Monterrey Institute of Technology and Higher Studies: itesm.mx